第二步，明確如何處理各種文件類型，根據(jù)不同的目錄，制定保留時(shí)間等標(biāo)準(zhǔn)。人們電腦里的JPEG格式文件可能不僅僅是一些圖片，如果只是簡(jiǎn)單地禁止備份JPEG文件，引起的問題可能就會(huì)超過其解決的問題。對(duì)于以JPEG格式存儲(chǔ)的圖表，最好是采用單一實(shí)例存儲(chǔ)法，而不是試圖刪除這些圖表。
同時(shí)，正如那些直接影響終端用戶的案例一樣，在作出變更和尋求輸入時(shí)，需要涉及一定量的社會(huì)工程，才能達(dá)成一致。
一旦你明確了正在處理的數(shù)據(jù)種類和適用范圍，就可以減少備份規(guī)模。下文給出了一些免費(fèi)、簡(jiǎn)單、快速的方法，幫助你減少備份窗口。
移除無需備份的文件
在考慮備份內(nèi)容時(shí)，最好是不要備份所有的內(nèi)容。臨時(shí)文件、互聯(lián)網(wǎng)緩存等文件無需備份。對(duì)于單個(gè)用戶而言，這些文件的總量可能不會(huì)超過1 GB；但是不斷積累以后，就很容易自動(dòng)移除備份中的其它文件種類。
移除非業(yè)務(wù)文件
視頻文件需要特別引起注意。如果業(yè)務(wù)上不需要avi文件或YouTube視頻，就不要加以備份。
使用單一實(shí)例存儲(chǔ)
目前，許多備份程序都可以實(shí)現(xiàn)一次存儲(chǔ)文檔的多個(gè)實(shí)例。由于附件往往較大，且公司內(nèi)部具有多個(gè)副本，因此使用這種方法非常有效。大多數(shù)備份供應(yīng)商的產(chǎn)品支持重復(fù)數(shù)據(jù)刪除功能。
制定合理的保留策略
拋棄你不需要的東西。一些數(shù)據(jù)必須保留，以滿足法規(guī)遵從和公司策略，但是大多數(shù)數(shù)據(jù)都有明確的生命周期。文件失效以后，就不再需要存儲(chǔ)，至少不需要備份。
電子郵件的問題尤其突出，因?yàn)榇蠖鄶?shù)用戶會(huì)將郵件箱當(dāng)做文件柜，一些郵件會(huì)保存一年以上的時(shí)間。在郵件接收90天以后，將郵件移除到其它目錄，這么做相對(duì)安全和有效。為什么更加安全？因?yàn)猷]件程序相當(dāng)于歸檔，而在以往無法實(shí)現(xiàn)。郵件程序在設(shè)計(jì)時(shí)并沒有考慮長(zhǎng)期保存，一旦發(fā)生危機(jī)，就很難從郵件“歸檔”中恢復(fù)特定郵件。
將數(shù)據(jù)歸檔
ClearPath Solutions Group的一份研究報(bào)告指出，一般情況下，公司存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)有三分之一在近180天甚至更長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)未經(jīng)訪問。這些數(shù)據(jù)可能需要保留（也可能不需要，見上文），但是無需經(jīng)常備份。將數(shù)據(jù)歸檔，也就是將數(shù)據(jù)再次保存，但是可以避免定期備份。
制定策略：量入為出
在制定備份策略時(shí)，目標(biāo)應(yīng)與資源相匹配，這一點(diǎn)非常重要。也就是說，如果備份對(duì)你的限制很嚴(yán)重，你就需要更加嚴(yán)格的保留策略、時(shí)限策略等。制定策略時(shí)，應(yīng)確保備份規(guī)模有增長(zhǎng)的余地，即使是最新策略，也應(yīng)根據(jù)需要調(diào)整配額。
