內容摘要
歸檔(Archiving)——由一系列策略、流程和技術所組成，慢慢的已經成為那些遵守法律、規范以及擁有復雜信息技術的公司所必需的業務。當公司面臨著重要數據每年不斷增長的狀況時，而存儲容量的管理技術瓶頸卻并沒有得到改善。并且公司還面臨其他的挑戰，比如為了確保遵循規范而作的記錄保存以及法律訴訟過程中信息的披露，并且這些披露數據的保存，使得越來越多的數據被強制保存。結果是，一種全新的歸檔技術出現了。為了提高管理效率、保護原有投資以及災難恢復，全新的數據存儲、歸檔以及歸檔技術的管理使得歸檔成為公司必須采用的技術。
面對商業和信息技術的挑戰，企業的信息部門也在不斷地尋求歸檔應用的最佳解決方案。這些歸檔的最佳辦法包括了那些滿足經濟規模、減少風險以及提高效率的方法、策略和相關技術。作為第一步，公司必須區分并且歸類信息集，然后基于數據內容、商務規則以及信息技術標準對這些信息集實施策略。一旦這一步做完了，已經實施的策略就會自動執行，從而減少管理存儲環境的成本并減少公司所面臨的風險。Plasmon公司獨特的、企業級的解決辦法——高光學密度歸檔(UDO Archive)應用將性能優勢以及網絡附帶的RAID緩存簡單化功能結合起來，附帶UDO介質的長久性和真實性，提供了一個易于訪問、讀寫性能突出、長期存儲數據保持力、可移動性以及管理靈活的歸檔辦法，該歸檔辦法和公司的核心商業目標是一致的。
當前狀況概覽
當今商業以及信息技術公司都面臨著將信息技術、法律以及規范融合在一起的壓力。當更多的公司信息通過電子化創建時，公司的歸檔內容的增長以及其重要性都顯著增加。當今，公司在歸檔方面面臨的挑戰如下：
確保遵守規范。一些規范，例如SEC 17a-4、NAND 3110、HIPAA、CFR Part 11以及SOX，要求很多不同產業的公司都需要它們的特殊商業記錄得到正確的捕獲并且通過一種安全的方式得到保持，該種安全方式可以確保記錄的完整性、可靠性以及可訪問性，并且有一些方式則有求存儲中使用的介質不能被重寫。一些規范則保證了信息的保持力，包括對特殊時期的索引以及信息存儲。滿足遵守規范需求的核心就在于對于審核所需要的信息記錄可以有及時并快速的提供能力，一般是在24到48小時之內。
減少電子檢索(edisconvery)的風險。最近美國聯邦法案的修訂對電子檢索規定了更多的步驟和控制，而且，各個洲法庭以及聯邦法庭的規范對于信息破壞以及篡改做了更嚴厲的懲罰規定。在當今訴訟請求不斷增加的商務環境下，公司必須在法律下遵守職責以保護用于某種目的的電子信息。在有電子檢索的請求時，采用傳統的基于序列的歸檔技術——比如磁帶，來找到電子郵件以及其它文檔時間上的代價是非常昂貴的，并且往往缺乏效率。因此針對電子發現的對于授權的索引信息的檢索在當今的環境中是絕對必須的。
有效管理完全不同的知識庫、歸檔以及相關技術。當今，公司正在尋找對不同應用——包括商業以及公司發展的應用的內容進行歸檔的辦法，以形成一個單一的歸檔架構。但是對于目前的公司來講，已經擁有不同的內容資源、資源本身是不同的物理歸檔并且采用不同的歸檔技術是非常普遍的現象。對這些資源的管理、培訓以及不同系統的技術所需要的資金是巨大的，并且這種完全不同的架構會限制相應的信息管理服務，比如集中的搜索/獲取、數據安全、審核以及數據完整性。
減少管理和資金成本。信息技術公司在進行對歸檔架構投資保護時尋求相應操作效率的提高。管理完全不同歸檔所導致的結果和尋求提高信息管理操作效率并在公司內部共享知識的目標是完全不一致的。信息技術公司需要保護他們在技術、應用以及信息技術策略上的投資。如果所采用的技術完全鋪開，并且公司在技術層次上仍然不能和其它組件相結合，則會限制公司投資最大化的能力。因此，軟件、系統以及存儲，無論是舊的還是新的技術，都應該一起工作以形成一個集成的、整體的管理辦法，進而讓公司進行優化，保證對原有技術投資的擴展保護，懂得這一點是非常重要的。
確保災難恢復的能力。災難恢復方法和技術對于業務以及法律上非常有價值的數據是十分關鍵的。專注于保證公司信息得到保護的規范，災難恢復計劃以及方法對于主要的和歸檔數據都非常重要。當發生物理上災難時，歸檔數據要能夠得到恢復，并且那些靜態的數據也可以被訪問得到。因此，當前很多公司已經開始依賴于遠程復制功能來作為災難恢復的方案，當然還有一些公司使用低成本的可移動介質方案來實施離線存儲。
歸檔的最佳辦法
歸檔的最佳辦法需要考慮商務以及公司的技術需求。最佳的辦法既包括公司如何管理關鍵的信息集商務規則，同時也要滿足成本、性能、可用性以及已經建立的安全需求。
實現最佳辦法的過程
1.信息記錄的評估
美國國內法律規定發生變化所導致的結果是必須準備并且懂得哪些信息儲藏是存在的。一旦信息集的詳細記錄已經進行了，公司就必須針對這些信息集建立相應的策略。策略應該將訪問/索取需求、記錄保持以及部署需求和保護公司、員工、合作者的敏感信息合并在一起。
2.策略開發和文檔
歸檔是一個水平的、交叉功能的過程，它通過技術來例化商務規則。歸檔中最重要的第一步就是開發策略和文檔。當使用技術實現了上述策略時，就應該有一些方法來驗證并且證明這些策略是有效的。
3.建立全面的策略
策略實際上就是商務規則，這些規則應該將賬戶規范(保持力，完整性，可用性)、法律（保存）以及商務部署考慮在內，并且在系統內重新使用這些需求。公司不僅僅再考慮外部需求，而且也在不斷將內部信息技術管理考慮在內，因為公司自身想管理其很重要的信息集，比如財務、員工以及客戶數據、公司的知識產權等等。
4.采用一個基于團隊的方法
歸檔需要考慮核心技術以及商務相關人的不同需求。公司需要建立一個以技術為基礎的信息管理的方法，這其中包括歸檔。歸檔團隊的主要商務相關者機構一般需要包括次財務、風險管理、法律、規范、安全、記錄管理、信息技術以及商務經理。
技術上的最佳辦法
1.將參考數據從主要的存儲系統中移走并且還要能夠提供相應的訪問
IDC使用一種基于應用的數據分類方法：參考數據和交易數據。交易數據是在商務交易中創建和管理的，并且它和特殊的商務過程相關。而參考數據則一般情況下是固定的、靜態的數據，它描述了商務的事實并且在商務過程中被用來參照，沒有特殊的過程結束點。
非交易的參考數據數量在整個存儲中占有一個很大的比例，依賴于所安裝的內部系統、商務過程以及公司操作的垂直產業，一般要超過50%。因此，將參考數據轉移到低成本的介質上，同時還可以提供訪問性，這樣就提高了整個系統的性能并且降低了存儲的成本，并且壓縮了整個的備份窗口。
2.保持對參考數據的冗余拷貝
通常情況下，公司在不同地點保存兩份參考數據的拷貝以進行災難恢復，并且減少數據的危險性。對一些經常作調整的公司，用于災難恢復的數據拷貝被放到拱頂或者倉庫，這些地方是防火的，并且會限制對介質物理上的接觸。因此，公司經常依賴于一些可移動的介質。
3．對歸檔內容提供快速的、隨機訪問
公司在不斷使用快速的、隨機訪問的介質來存儲歸檔內容，使它們成流線型以及優化存儲位置的相關內容以進行規范審核、檢索請求或者商務需求。IDC發現對于數字內容的響應時間在不斷減少。規范審核、法律檢索以及商務需求都需要信息可以被快速并準確地獲取——通常幾個小時，而不是幾天的時間。
4．確保數據不被篡改并且記錄真實
有一些很嚴格的規范需要數據以一種不能被重寫的方式存儲。有一些敏感的以及安全級別高的環境需要通過硬件來實現對數據的保護。公司需要歸檔的數據不會隨著時間而改變，并且不會在保持期進行修改和刪除，并且為了法律和規范的目的，依賴于技術來檢查數據的真實性。
5．歸檔壽命應該和數據周期相符
許多公司當前都面臨著數據保持周期的問題，有一些資料，比如財務記錄以及客戶合同，是需要永久歸檔的。其它公司則保持相應的財務記錄需要50到100年。這些保持數據的周期——從50年到永久，是需要介質本身的壽命以及存儲數據的應用程序而定的。
6．用于結構可擴展的設計
依賴于數據的增長率以及保持力、保存責任以及公司法律的需求，現在的歸檔一般會從50到100TB不等，并且歸檔會以5年為一個周期顯著增長。公司當前對歸檔的設計要能擴展到今后的5-10年，這樣整個的結構就可以以一種非破壞性的、在線的方式轉移到下一代技術上。
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許多公司都希望在一個地點做多個歸檔拷貝，一個用于訪問的本地拷貝，另一個用于災難恢復的安全備份方法。隨著歸檔內容對于公司的環境越來越重要，公司也必須有一份放置于遠距離的拷貝來防止一個地域的災難。
8．使用標準的接口
大多數公司都有過使用自己API集成或者缺乏對內部開發應用程序的支持的痛苦經歷。目前，最好的方法是使用一些公開的標準，比如CIFS、NFS、WBEM以及開發標準，比如XAM。這些標準的支持可以讓應用程序的集成性更簡單并且更容易維護。
PLASMON公司歸檔的方法
創建于1984年并且作為歸檔存儲系統的先驅，Plasmon公司針對長期存儲和數據保持方面已經有了20年的經驗來開發快速、安全以及可靠的歸檔解決方案。Plasmon技術在廣泛的業界公司內進行安裝，包括衛生保健行業、財政服務業、制造業、法律執行機構、軍隊以及政府機構。Plasmon的解決方案滿足所有當前質量標準以及工業標準，包括ISO 9001:2000，并且他經常在政府規范中作為可信的媒介源加以引證。Plasmon只專注于歸檔的解決方案，并且提供包括基于高光學密度（UDO）歸檔系統方案。UDO歸檔系統是第一個為長期專業數據歸檔需求而設計的存儲技術。
在2003年，Plasmon響應客戶長期歸檔解決方案、并且結合磁盤緩存、UDO介質以及策略管理長處的需求。結果是，UDO的歸檔應用，提供了唯一的企業解決方案，可以保證數據真實性、可訪問性、壽命長以及可移動性，這些需求在新的規范中都是需要的。
通過從產品系統中減少參考數據以及永久歸檔關鍵數據到UDO歸檔應用中，信息技術的執行者可以從備份窗口中移除歸檔數據。UDO介質可以保證數據是安全的并且可以及時地訪問，同時不需要備份。Plasmon的解決方案提高了操作效率、較少了成本并且減少了商務風險。
UDO歸檔應用
UDO歸檔應用設計成為一個完全集成的架構，平衡了以下幾個組件：一個用于網絡訪問的NAS服務器、用于快速讀寫的RAID緩存、應用中用于控制數據轉移的歸檔軟件以及用于長期數據保持的UDO介質。UDO歸檔應用的NAS接口表現為一個標準的文件系統，支持NFS以及CIFS協議。該NAS接口簡化了安裝和配置的過程。任何支持NFS和CIFS的應用可以非常容易的集成到UDO歸檔應用中，這其中包括email歸檔、醫療圖像以及內容管理應用。當歸檔數據被寫入到UDO歸檔應用中時，數據也會同時緩存到RAID以用于快速訪問，同時也提交給UDO用于長期數據保持。作為可選項，信息技術的管理員可以使用歸檔軟件設置策略來控制歸檔過程，這些策略可以基于容量、時間或者事件。離線復制以及管理特點可以讓UDO介質從整個系統中移除，用于歸檔擴展以及低成本的災難恢復。作為數據歸檔的業界標準，UDO提供了特別的介質壽命以及記錄真實性，可以超過50年的記錄與磁介質本身壽命是不相符合的。UDO歸檔應用可以通過升級容量選項將容量從1TB到19TB調整。使用最新的60GB UDO 2.0驅動器以及介質，容量可以擴展到76TB。UDO歸檔應用的特點及特色包括：
集成的分層存儲結構。根據應用和商務需求的不同，訪問數據的價值也是不同的。伴隨著數據不斷增長以及訪問方式的不斷變化，公司已經不能承受將所有東西放在同一個介質上。而UDO歸檔應用是一個集成的、經過完全測試的存儲應用，滿足公司的成本和訪問的需求。
快速、簡單的實現。信息技術公司已經不能接受長時間的安裝、配置以及API集成。UDO歸檔表現出標準的接口，并且對于其他應用來講表現出作為一個網絡共享體，使得集成更加容易并且所用時間更少。
對數據的快速、隨機訪問。規范制定者、法律工作者以及內部的客戶都需要記錄可以快速的獲取。公司不能接受花了幾天或者幾周來找到所需數據。UDO歸檔應用提供了一個快速的基于緩存訪問的數據搜索，并且在UDO介質上所花的搜索時間很少。
遵循硬件上寫一次、讀多次(WORM)。對于規范或者固定內容的不可重寫的介質而言，UDO提供了一個完美的標準。UDO歸檔應用在硬件級別上(物理上是不可改變的)提供了WORM功能。并且保證數據不會被篡改、刪除、修改或者改變。UDO歸檔應用提供的數據真實，并且規避風險。
介質和數據的性能/壽命。UDO介質已經確認可以有大于50年的生命周期，因此減少了對數據轉移的需求。長期保持的數據可以在UDO介質以及UDO歸檔應用上得到放置，并且不會被中斷并且不需要升級。除此以外，UDO驅動器還和前一帶介質向后兼容，今后UDO可以達到240GB，原有的投資可以得到很好的保護。
確保記錄真實安全。使用加密技術、核心的管理以及加密保護可以讓數據更加安全并且保持管理。對可移動介質的非授權訪問會被UDO守護介質鎖功能所禁止。新的UDO2驅動器內嵌了AES-256硬件加密技術。
低成本。該解決方案和其它解決方案有顯著的不同，它在電、散熱以及維護上具有很低的成本。Plasmon歸檔解決方案相比磁盤歸檔解決方案并不貴。
市場上仍然存在的挑戰
由趨勢所驅動——包括電子檢索、遵守規范、提高存儲性能以及成本優化，公司當前部署了歸檔解決方案。有一些趨勢是推動歸檔實現的主要因素，比如非結構數據類型的持續膨脹、NAS的進一步鞏固、分層存儲、從物理和磁帶歸檔到數字歸檔的轉移。在今后的5年里，IDC預測歸檔將不僅僅局限于規范以及法律的需求，并且主動的、在線的數據歸檔將不斷用于知識管理，并且通過用于趨勢、形式以及信息的數據挖掘，歸檔會變得更具競爭力。用于歸檔的內容源會從email擴展到文件系統、應用程序、數據庫并且最終是整個桌面。但是，隨著歸檔技術的不斷成長，公司仍然面臨著很多的挑戰。
對歸檔和備份混淆
IDC發現很多公司仍然對歸檔和數據備份含混不清。備份服務器是在發生系統和數據的損壞時，用于提供系統的重建或者恢復功能。備份典型的需要周期性的進行，并且介質是循環使用的，舊的備份就會被破壞掉。因此，歸檔的典型功能就是對特殊記錄進行永久的保存，根據規范遵守、檢索以及一般的商業需求。用于歸檔和信息檢索的硬件和軟件是和傳統的備份完全不同的，為了保持、保存以及部署數據提供了相應的策略。不能確保性能或者訪問的歸檔技術使得歸檔的備份變得很有必要，對于參考數據的歸檔犧牲了減少成本的優勢。
數據會讓技術不斷發展
許多公司都有需要永久保存重要的商業和財務記錄。但是如果需要對100年后的數據進行檢索，當前用于創建數據的應用程序則不能進行很好的支持。而且用于存放100年后數據的介質不能夠和當前的應用進行很好的互操作。整個歸檔產業仍然處于標準制定的階段，并且這些標準必須要確保100年前創建的數據和當前技術能夠互操作。
總結
歸檔的最佳辦法起始于信息管理策略的開發以及文檔。當前在歸檔技術上處于領先地位的公司則認為：歸檔是方法、策略以及技術的結合體，權衡了經濟規模、降低風險以及提高效率三個因素。Plasmon獨一無二的、集成的UDO歸檔應用就是一個很好的技術，那些尋找當前歸檔最佳辦法的公司可以采用Plasmon公司的UDO歸檔應用。
