子在川上曰：“逝者如斯夫!”時(shí)間的流逝，對(duì)個(gè)人而言意味著生命逐漸逝去，對(duì)企業(yè)而言，也有等同生命般的重要意義。子在川上曰：“逝者如斯夫!”時(shí)間的流逝，對(duì)個(gè)人而言意味著生命逐漸逝去，對(duì)企業(yè)而言，也有等同生命般的重要意義。
時(shí)間，從某種意義上來(lái)說(shuō)其實(shí)就是價(jià)值和利潤(rùn)的代名詞。而在一個(gè)企業(yè)的時(shí)間構(gòu)成中，管理者的時(shí)間固然重要，但員工的時(shí)間顯然占有更高的權(quán)重——員工的執(zhí)行力直接影響業(yè)績(jī)和利潤(rùn)。員工的工作隨意無(wú)序、辦事拖沓，將影響到整個(gè)公司業(yè)務(wù)的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。因此，作為企業(yè)的管理者，要考慮的常常不是自己一個(gè)人或者某個(gè)人的時(shí)間，而是所有員工的時(shí)間。
顯然，要求所有的員工擁有與管理者同等的時(shí)間管理能力是不現(xiàn)實(shí)的，而若要所有的部門(mén)經(jīng)理去幫助他的每個(gè)員工做一份工作日志，更是天方夜譚。企業(yè)的時(shí)間管理說(shuō)到底要借助多方面的力量，比如人力資源的監(jiān)管、辦公軟件的輔助，并最終形成習(xí)慣，這樣才能將企業(yè)的時(shí)間管理帶入良性循環(huán)。
這無(wú)疑給企業(yè)的CIO們提出了一個(gè)新的命題：如何借助信息化工具去優(yōu)化企業(yè)的時(shí)間管理?近幾年，時(shí)間管理理念不斷被刷新，更是對(duì)企業(yè)的信息化部署提出了挑戰(zhàn)。針對(duì)企業(yè)時(shí)間管理的現(xiàn)狀，專家們建議時(shí)間管理部署要從理念開(kāi)始，并選擇有效的管理工具。
關(guān)于時(shí)間價(jià)值的衡量
時(shí)間本身的價(jià)值是難以衡量的，只有在賦予了事件的意義之后，才能夠被定性或定量。因此，時(shí)間管理的實(shí)質(zhì)就是行動(dòng)管理，就是執(zhí)行和協(xié)作。認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，時(shí)間管理理念才能實(shí)現(xiàn)落地。什么是行動(dòng)?我們每天吃飯、睡覺(jué)、走路、逛街買(mǎi)東西等等這些都可以稱之為行動(dòng);在公司，參加公司會(huì)議、拜訪客戶是行動(dòng)，上網(wǎng)聊天也是行動(dòng)。但很顯然，并不是所有的行動(dòng)都是有價(jià)值的行動(dòng)。這也正是企業(yè)時(shí)間管理的核心所在。
說(shuō)到這里，我們先來(lái)看一個(gè)故事：
美國(guó)伯利恒鋼鐵公司總裁舒瓦普向一位管理專家利請(qǐng)教效率提升之法：“如何更好地執(zhí)行計(jì)劃的方法?”
利聲稱可以給舒瓦普一樣?xùn)|西，在10分鐘內(nèi)能把他公司業(yè)績(jī)提高50%。接著，利遞給舒瓦普一張白紙說(shuō)道：“請(qǐng)?jiān)谶@張紙上寫(xiě)下你明天要做的6件最重要的事。”舒瓦普用了約5分鐘時(shí)間寫(xiě)完。
利：“現(xiàn)在用數(shù)字標(biāo)明每件事情對(duì)于你和公司的重要性次序。”舒瓦普又花了約5分鐘做完。“好了，現(xiàn)在這張紙就是我要給你的。明天早上第一件事是把紙條拿出來(lái)，做第一項(xiàng)最重要的。不看其它的，只做第一項(xiàng)，直到完成為止。然后用同樣辦法對(duì)待第2項(xiàng)、第3項(xiàng)……直到下班為止。即使只做完一件事，那也不要緊，因?yàn)槟憧傇谧鲎钪匾氖隆Ｄ憧梢栽囍刻爝@樣做，直到你相信這個(gè)方法有價(jià)值時(shí)，請(qǐng)將你認(rèn)為的價(jià)值給我寄支票。”
一個(gè)月后，舒瓦普給利寄去一張2.5萬(wàn)美元的支票，并在他的員工中普及這種方法。5年后，當(dāng)年這個(gè)不為人知的小鋼鐵公司成為世界最大鋼鐵公司之一。
在這個(gè)故事中，利所提供的提升效率的方法，就是我們這里要講的時(shí)間/行動(dòng)管理——首先要有這種意識(shí)，然后才產(chǎn)生方法和行動(dòng)。接下來(lái)，我們要講的就是利要求舒瓦普在第2個(gè)5分鐘里所做的事情，即劃分事件的輕重緩急，也就是要區(qū)分“西瓜”和“芝麻”。
區(qū)分“西瓜”和“芝麻”
生活中，大多數(shù)人可能不會(huì)留意，當(dāng)事件在時(shí)間上發(fā)生沖突的時(shí)候，人們通常會(huì)按照自己的價(jià)值取向來(lái)進(jìn)行取舍或調(diào)整。對(duì)企業(yè)而言，也是一樣，只不過(guò)，在企業(yè)中，價(jià)值是由企業(yè)建立的，而取舍、調(diào)整則多是由個(gè)人操作的。這種不一致性，在很多時(shí)候直接導(dǎo)致“西瓜”和“芝麻”混淆情況的發(fā)生。因此，在企業(yè)/部門(mén)內(nèi)建立起員工廣泛認(rèn)同的價(jià)值觀/集體目標(biāo)，是非常重要的。這種價(jià)值觀將被作為員工時(shí)間管理/行動(dòng)管理的依據(jù)。
有效的時(shí)間管理/行動(dòng)管理應(yīng)該是目標(biāo)驅(qū)動(dòng)的行動(dòng)安排，而這種目標(biāo)是構(gòu)建在企業(yè)/部門(mén)的統(tǒng)一價(jià)值觀之上的。
軟件工具支持時(shí)間管理理念落地
弄清楚了時(shí)間管理的實(shí)質(zhì)及價(jià)值衡量方法，企業(yè)還需要有效的工具去實(shí)現(xiàn)時(shí)間管理理念的落地，這樣才能真正從時(shí)間管理理念中受益。前面提到，“時(shí)間管理的實(shí)質(zhì)就是行動(dòng)管理，就是執(zhí)行、協(xié)作”。當(dāng)企業(yè)員工有了區(qū)分“西瓜”與“芝麻”的意愿和能力的時(shí)候，便是時(shí)候上一套管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)落地了。目前的管理軟件市場(chǎng)，專門(mén)針對(duì)時(shí)間管理設(shè)計(jì)的軟件鳳毛麟角，但已經(jīng)有不少?gòu)S商在產(chǎn)品中嵌入了時(shí)間管理功能，比如風(fēng)語(yǔ)者。
風(fēng)語(yǔ)者是中通網(wǎng)絡(luò)有限公司于09年最新推出的一款企業(yè)管理軟件產(chǎn)品，在同一平臺(tái)內(nèi)實(shí)現(xiàn)了時(shí)間管理與“統(tǒng)一通信”、“CRM”的融合應(yīng)用，致力于為企業(yè)實(shí)現(xiàn)“三管”功能，即“管通信、管時(shí)間、管客戶”。風(fēng)語(yǔ)者市場(chǎng)總監(jiān)JOE介紹，“風(fēng)語(yǔ)者三管功能其實(shí)一種相輔相成的關(guān)系，通過(guò)這種互動(dòng)，要最大程度地幫助企業(yè)拿下訂單并完成訂單。這其中，管客戶，應(yīng)該比較好理解，就是管理客戶信息;管通信的目的之一是客戶信息的來(lái)電彈屏、客戶主動(dòng)關(guān)懷，另一個(gè)重要的功能就是要搭建一個(gè)行動(dòng)管理的溝通平臺(tái)，促進(jìn)執(zhí)行和協(xié)作;時(shí)間管理，就是要管理員工的日程安排，并且管理者可以隨時(shí)查看員工的行動(dòng)記錄進(jìn)行監(jiān)督。這樣一來(lái)，風(fēng)語(yǔ)者在業(yè)務(wù)信息收集、傳遞及有效轉(zhuǎn)化成訂單整個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程中就起到了一個(gè)貫穿全局的作用。”值得一提的是，風(fēng)語(yǔ)者自動(dòng)化的呼入、呼出電話記錄和通話錄音功能，也為管理者對(duì)員工進(jìn)行時(shí)間管理提供了便利。
當(dāng)然，企業(yè)在選擇軟件工具的時(shí)候還是要考慮自身的業(yè)務(wù)實(shí)際，甚至有些企業(yè)只需要Excel表格就能滿足行動(dòng)管理的需求了。不過(guò)，這不是重點(diǎn)。軟件工具不是萬(wàn)能的，如果沒(méi)有理念上的部署和指導(dǎo)，軟件工具也只相當(dāng)于沒(méi)有靈性的機(jī)械而已，功能的發(fā)揮也會(huì)大打折扣。時(shí)間管理要真正成功應(yīng)用于企業(yè)，首先要把前兩步(即時(shí)間管理的實(shí)質(zhì)及確定事件價(jià)值衡量方法)走好。
原文鏈接：http://www.cioage.com/art/201105/92307.htm
