化繁為簡勢在必行
談及翠豐上費控系統的初衷，翠豐中國區財務總監沈麗說道：“我們集團的組織架構非常復雜，導致我們在亞洲沒有報銷系統，只能通過線下的EXCLE表格提交和審批。但是我們在亞洲有非常多的員工出差，再加上我們的報銷政策非常復雜，給員工填報和財務審批都帶來了巨大的挑戰。同時，由于外部稅務對于發票的嚴格要求，以及內部差旅費用多維度報表的需求，也加大了我們財務的壓力”。
決策依據：高效的業務適配性
作為具備業務思維的資深財務總監，在進行選型時，沈麗考慮的不僅是產品的功能是否滿足她們的需求，她更關注滿足她們的需求需要花多久的時間和多大的代價。同時，當外部政策及內部業務發生變化時，系統是否能夠簡單、快速的適配，也是她考量的重要因素。
“簡約智享團隊非常專業，在我們前期非常短的溝通中，我們了解到簡約智享可以很快地實現我們至少85%的需求，而且實施的時間相當短，在兩三個月內就可以上線。所以我們毫不猶豫地選擇了簡約智享。”沈麗如是說。
兩個多月實現系統上線
在項目實施的初期，結合翠豐的報銷政策、審批環節等信息，項目組先搭建出一套系統環境，向翠豐的財務管理人員進行直觀的演示。在這個過程中，翠豐的財務人員可以通過流程演示，清晰地看到哪些流程可以滿足需求的，哪些需要修改和優化。而修改的過程同樣在簡約智享的平臺通過配置就可以快速實現。經過不斷迭代的配置過程，簡約智享最終用兩個多月的時間就完成了翠豐費用管理系統的搭建。
立竿見影的使用效果
簡約智享的上線，解決了困擾翠豐集團數年的費用管理難題。
首先，員工報銷周期縮短至5天。通過將翠豐復雜的報銷政策植入系統，員工無需記憶復雜的費用政策，系統自動提示合規性;員工還可以通過語音對話一鍵創建各類單據，大大提升了員工的填單效率及報銷體驗。員工的平均報銷時間從之前的一個月，減少到了現在的5天。
其次，管理人員審批效率大幅提升。通過預算聯查、智能審批助手提示超標單據，管理人員有了審批依據，提高審批效率的同時，也可以實時進行管理優化。
使用簡約智享后，最受益的還是財務人員。系統針對超標的單據會帶有合規風險提示，再加上圖像OCR技術可自動識各種票據類型，并自動完成發票驗真去重，大幅提升了費用的合規性。
同時，系統可以自動帶出會計科目、生成財務憑證，并批量導入財務系統，大大提高了財務人員的效率。
簡單運維，隨需應變
“另外值得一提的是系統的敏捷性，當公司有新的業務需求時，系統可以通過改變配置將新需求得以落地。比如，當我們的組織架構變化時，系統可以按新的組織架構生成以往月份的數據報表。這些操作我們財務人員就可以實現。“沈麗欣慰地說道。
工欲善其事，必先利其器。對于翠豐來說，使用簡約智享是財務轉型的第一步。用沈麗的話說：”簡約智享幫助我們大幅提升財務人員工作效率的同時，讓我們有能力、有數據成為業務的助手，幫助公司去管理、決策和創新。”
