公司必須保留電子郵件這種通信方式意味著有效的存儲(chǔ)和電子郵件管理系統(tǒng)變得越來(lái)越重要。
盡管人們對(duì)垃圾郵件感到無(wú)法忍受，但是到目前為止，電子郵件仍然是企業(yè)中非常重要的通信手段。零售商Phones 4U 的執(zhí)行總裁John Caudwell在去年曾經(jīng)禁止他的員工在工作中使用電子郵件。但是在實(shí)際生活中，只要你能夠正確的管理電子郵件，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)電子郵件是為企業(yè)增加價(jià)值的一種手段而不是阻礙企業(yè)發(fā)展的絆腳石。
這是一種很奇怪的現(xiàn)象，雖然電子郵件給人們留下了很差的印象，以至于人們一直都在考慮是否應(yīng)該繼續(xù)使用這種技術(shù)，但是電子郵件仍然是一個(gè)很好的工具。對(duì)于IT系統(tǒng)的一份常規(guī)調(diào)查表明，安裝電子郵件系統(tǒng)不但不會(huì)對(duì)任何人造成傷害，而且可以確保企業(yè)的浪費(fèi)降到最低并且能從對(duì)IT基礎(chǔ)設(shè)施的投入上獲得最多的收益。
重新安裝系統(tǒng)是零售商業(yè)務(wù)工作的一部分，他們總是在不斷尋找升級(jí)、增補(bǔ)服務(wù)以及附加的產(chǎn)品。電子郵件對(duì)于他們是相當(dāng)重要的，尤其是在微軟的Exchange 5.5的安裝工作在不斷取得進(jìn)展的情況下，這些企業(yè)也就開(kāi)始在尋找升級(jí)工作和新的想法。
現(xiàn)在，電子郵件是大家都認(rèn)可的一種通信形式，雖然這種形式不一定是首選的方式。使用這種方式讓人感到很痛苦，其主要原因在于管理不善，但是這對(duì)零售商來(lái)說(shuō)這意味著存在著巨大的機(jī)會(huì)。
根據(jù)研究公司Butler 集團(tuán)的研究表明，無(wú)法有效的管理電子郵件是各個(gè)企業(yè)所面臨的巨大威脅，尤其是在沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)章制度讓大家遵守的情況下，這種威脅更危險(xiǎn)。
該研究機(jī)構(gòu)關(guān)于電子郵件管理方面的報(bào)告宣稱(chēng)："如今，作為訴訟標(biāo)準(zhǔn)的一部分，并且在需要提供電子郵件來(lái)證明自己遵守法律的時(shí)候，企業(yè)別無(wú)選擇，只能保留這些電子郵件。"
"盡管如此，事實(shí)上許多企業(yè)仍然選擇讓員工刪除電子郵件而不是增加收件箱存儲(chǔ)空間的大小。因此，要求企業(yè)必須使用電子郵件管理系統(tǒng)，通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)可以自動(dòng)保存關(guān)鍵的電子郵件，而且同等重要的是，通過(guò)這種方式可以在要求的時(shí)候可以查找所需要的電子郵件。"
有效的管理
對(duì)于零售商來(lái)說(shuō)，最關(guān)鍵的問(wèn)題是讓客戶(hù)確信電子郵件管理系統(tǒng)是一個(gè)實(shí)用的系統(tǒng)，不要讓客戶(hù)認(rèn)為這個(gè)系統(tǒng)是一個(gè)技術(shù)問(wèn)題。在出現(xiàn)問(wèn)題之后，企業(yè)有必要檢查導(dǎo)致問(wèn)題的商業(yè)原因，而沒(méi)有必要依賴(lài)于現(xiàn)存的企業(yè)電子郵件系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)這項(xiàng)工作。
正如Butler 集團(tuán)的報(bào)告所聲明的那樣："企業(yè)必須接受的事實(shí)是公共電子郵件系統(tǒng)無(wú)法提供有效的電子郵件管理工作。"
類(lèi)似的，公共電子郵件系統(tǒng)，特別是電子郵件用戶(hù)不應(yīng)該依賴(lài)于所提供的安全手段以及那些使用web郵件作為備份的選擇。該報(bào)告認(rèn)為電子郵件不是一種安全的傳輸手段，并且建議用戶(hù)大量使用數(shù)字證書(shū)和安全網(wǎng)站來(lái)傳輸內(nèi)容。
對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，如何處理垃圾郵件是一個(gè)大問(wèn)題，但是這給那些零售商提供了一個(gè)很好的機(jī)會(huì)來(lái)銷(xiāo)售那些現(xiàn)成的軟件，或者可以為用戶(hù)提供更為集成的管理服務(wù)。盡管如此，處理垃圾郵件只是管理電子郵件的一個(gè)方面。
首先，應(yīng)該有一個(gè)全面的電子郵件分發(fā)管理系統(tǒng)。微軟的Exchange在這個(gè)領(lǐng)域應(yīng)該有很好的理由占優(yōu)勢(shì)。事實(shí)上，對(duì)于微軟的Exchange來(lái)說(shuō)，沒(méi)有人愿意再愿意去購(gòu)買(mǎi)它，以免惹火上身，如IBM。
零售商絕對(duì)不應(yīng)該僅僅因?yàn)檫@個(gè)原因而忽視這個(gè)系統(tǒng)。但是他們還有很多機(jī)會(huì)來(lái)擴(kuò)大自己的使用范圍。當(dāng)然，你還可以有許多不同的選擇，但作為一種處理方法，在用戶(hù)需要時(shí)候能夠及時(shí)提供給用戶(hù)。
沒(méi)有必要感到奇怪，現(xiàn)在越來(lái)越多的公司開(kāi)始提供電子郵件管理方面的應(yīng)用程序，但這不包括垃圾郵件過(guò)濾和反病毒軟件提供商提供的軟件。對(duì)于零售商來(lái)說(shuō)，這是一個(gè)頭疼的問(wèn)題，對(duì)眾多廠(chǎng)家所提供的各種軟件進(jìn)行評(píng)估并且形成一個(gè)合理的解決方案非常困難，因此就沒(méi)有必要對(duì)Exchange如此占據(jù)統(tǒng)治地位而感到奇怪了。
但是，這也存在著一種危險(xiǎn)。零售商可能會(huì)對(duì)其他存在著潛在吸引力的產(chǎn)品和服務(wù)視而不見(jiàn)，而是只賣(mài)微軟系列的產(chǎn)品。
但是，從一個(gè)方面來(lái)說(shuō)，僅僅從產(chǎn)品能力角度出發(fā)，這不是一個(gè)問(wèn)題，但是從另一方面來(lái)說(shuō)，這意味著零售商將錯(cuò)失通過(guò)銷(xiāo)售產(chǎn)品來(lái)擴(kuò)大其他服務(wù)的機(jī)會(huì)。畢竟，升級(jí)到Exchange 2003是一個(gè)全面的遷移工作，而不是簡(jiǎn)單的插入幾張新的CD-ROM就可以完成的。
"我們不要自欺欺人。Exchange是一個(gè)事實(shí)上的標(biāo)準(zhǔn)，但是，我們可能會(huì)在某些情況下替換該產(chǎn)品。" 專(zhuān)門(mén)從事電子郵件應(yīng)用的Mirapoint 公司渠道經(jīng)理Jamie Cowper表示。
"企業(yè)一定會(huì)詢(xún)問(wèn)一些問(wèn)題的。現(xiàn)在運(yùn)行管理系統(tǒng)的成本是多少？它具備數(shù)據(jù)保留的功能嗎？它如何處理新的應(yīng)用如VoIP和設(shè)備的問(wèn)題？我可以擁有一個(gè)統(tǒng)一的電子郵箱嗎？通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)傳輸?shù)男畔⒌陌踩匀绾危?
Cowper認(rèn)為Mirapoint的基于應(yīng)用的實(shí)現(xiàn)方法是一種可以替代Exchange的方法，并且它可以解決現(xiàn)有的那些在Exchange用戶(hù)中日常管理問(wèn)題。
Mirapoint自己對(duì)這個(gè)問(wèn)題進(jìn)行了專(zhuān)門(mén)的調(diào)查研究，大約有20％左右的被調(diào)查者聲稱(chēng)管理是他們最頭疼的問(wèn)題。Cowper針對(duì)Exchange需要一個(gè)專(zhuān)門(mén)的技術(shù)專(zhuān)家來(lái)維護(hù)的問(wèn)題提出了指責(zé)，并且聲稱(chēng)："我們正在試圖減少日常電子郵件系統(tǒng)的管理工作。"
只有在原有的系統(tǒng)出現(xiàn)大量問(wèn)題的時(shí)候，才有可能將公司的電子郵件系統(tǒng)轉(zhuǎn)換為另外一種提供商提供的解決方案。Cowper希望Mirapoint公司能夠吸引更多的"有質(zhì)量的零售商"提供的RazorGate 系列應(yīng)用。Cowper認(rèn)為對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)的功能和管理系統(tǒng)，成本是一個(gè)關(guān)鍵因素。
由于RazorGate系列的應(yīng)用都是可以定制的，他們提供全方位的電子郵件管理能力而且具備較好的安全性，因此Cowper認(rèn)為對(duì)于零售商來(lái)說(shuō)，該產(chǎn)品存在非同尋常的機(jī)會(huì)。

另外一種觀(guān)點(diǎn)
Barracuda Networks 公司歐洲區(qū)主管Paul Thackeray 支持的另一種觀(guān)點(diǎn)，他表示："替換微軟的Exchange的一種很好的選擇是使用專(zhuān)業(yè)的、多層次的電子郵件管理應(yīng)用。"
對(duì)于零售商來(lái)說(shuō)，這是一件很困難的事情。毫無(wú)疑問(wèn)，這些零售商也希望自己有一名經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)的電子郵件管理人員，并且希望在管理服務(wù)方面可以為用戶(hù)提供特別的服務(wù)選項(xiàng)。
微軟的零售商Eurodata的管理主管Des Lekerman聲稱(chēng)，他之所以積極鼓勵(lì)用戶(hù)升級(jí)到Exchange 2003是因?yàn)檫@個(gè)系統(tǒng)可以幫助他解決用戶(hù)經(jīng)常關(guān)心的一些問(wèn)題，也就是管理和改善存檔問(wèn)題。
Lekerman表示，用戶(hù)希望自己的郵箱中沒(méi)有垃圾郵件，并且想確保自己的電子郵件服務(wù)是遵從財(cái)政和商業(yè)法規(guī)如美國(guó)的Sarbanes-Oxley法律的。他們還希望能夠?qū)崿F(xiàn)移動(dòng)訪(fǎng)問(wèn)，如果是使用Exchange的話(huà)，意味著這需要使用額外的軟件和配置。所以，對(duì)于Eurodata的用戶(hù)來(lái)說(shuō)，是不是應(yīng)該考慮使用另外一種管理系統(tǒng)？
"實(shí)際上，用戶(hù)使用的是什么系統(tǒng)不是問(wèn)題，對(duì)于文件存檔和處理垃圾郵件方面的應(yīng)用來(lái)說(shuō)也是如此。"Lekerman表示。他還作了如下補(bǔ)充，對(duì)于許多用戶(hù)來(lái)說(shuō)，他認(rèn)為外包電子郵件的管理是最佳的選擇。"這樣做可以減少公司的成本，同時(shí)還可以改進(jìn)服務(wù)并且可以得到更好的技術(shù)支持。"
兩個(gè)Mirapoint的零售商也發(fā)現(xiàn)，對(duì)于電子郵件管理的需求在發(fā)生變化，而且他們自己的服務(wù)已經(jīng)轉(zhuǎn)化為處理電子郵件中層出不窮的需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題。
"對(duì)于各個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，電子郵件的安全問(wèn)題是他們所要解決的首要問(wèn)題，如今我們的用戶(hù)希望我們能夠給他們提供一個(gè)定制的能夠工作的解決方案。"零售商N(yùn)ouveau Solutions 的管理主管Andy Stevens表示。
Peracto Solutions 的主管Jaap Schram De Jong表示，"我們可以非常自豪的說(shuō)，在維護(hù)我們的客戶(hù)關(guān)系方面，我們100％的留住了我們的客戶(hù)，所以，對(duì)我們來(lái)說(shuō)，為用戶(hù)提供讓我們和用戶(hù)的關(guān)系走得更近的解決方案是關(guān)鍵。"
"在我們的經(jīng)驗(yàn)中，如果只用軟件來(lái)管理信息安全的話(huà)，成本太高，而且難于管理，并且最后還是會(huì)使得公司有更多的風(fēng)險(xiǎn)。"
時(shí)間在改變形勢(shì)
雖然有很多關(guān)于Exchange（這是微軟的一個(gè)產(chǎn)品，可能與之有點(diǎn)關(guān)系）的批評(píng)，但是毫無(wú)疑問(wèn)，這是一個(gè)最好的電子郵件系統(tǒng)。但是隨著時(shí)間的推移，形勢(shì)也在發(fā)生變化，微軟必須要注意商業(yè)需求轉(zhuǎn)換的問(wèn)題，同時(shí)還要注意越來(lái)越多的競(jìng)爭(zhēng)者緊隨其后在搶占市場(chǎng)。
"微軟的Exchange是一個(gè)企業(yè)級(jí)的產(chǎn)品，并且這個(gè)產(chǎn)品并不適合于中小企業(yè)。" Kerio Technologies的英國(guó)渠道主管Joe Weisz表示。
"事實(shí)上，一些企業(yè)為了讓微軟這樣的公司為其提供企業(yè)級(jí)解決方案，花費(fèi)了大量的錢(qián)財(cái)，而這些中小企業(yè)不愿意花費(fèi)太多的錢(qián)財(cái)來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題。"
"他們向用戶(hù)提供的是經(jīng)過(guò)刪減的版本，而且價(jià)格不菲，對(duì)于用戶(hù)來(lái)說(shuō)，這些產(chǎn)品自身通常沒(méi)有任何管理意義可言。這就是所謂的'可選擇的'方法。"
"Kerio MailServer就是這樣的一個(gè)所謂的可選擇系統(tǒng)。對(duì)于中小企業(yè)用戶(hù)來(lái)說(shuō)，它以很小的程序包實(shí)現(xiàn)了他們想要的Exchange的功能，并且價(jià)格要低很多。事實(shí)是這些可選擇的方法中的大多數(shù)都是很小的解決方案，而且其目標(biāo)針對(duì)中小型企業(yè)，因此其復(fù)雜程度較低，并且易于管理。"
"這意味著零售商可以提供很容易配置的程序系統(tǒng)，并且可以為這個(gè)程序提供服務(wù)中，作為一個(gè)完整的解決方案銷(xiāo)售給用戶(hù)。最后，與銷(xiāo)售微軟的Exchange相比，銷(xiāo)售這個(gè)系統(tǒng)將會(huì)給他們帶來(lái)更多的利益。"
對(duì)于零售商來(lái)說(shuō)，需要指出的非常重要的一點(diǎn)是，電子郵件管理的利潤(rùn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出他們實(shí)際銷(xiāo)售的系統(tǒng)。從事電子郵件管理和數(shù)據(jù)存檔的C2C Systems 公司的Ann James表示，這是渠道的機(jī)會(huì)，但是不是直截了當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì)。
"管理電子郵件數(shù)據(jù)不僅僅是要長(zhǎng)期保存數(shù)據(jù)，它的另外一個(gè)功能是要能智能的存儲(chǔ)，在合適的地點(diǎn)合適的時(shí)間范圍內(nèi)正確的處理事務(wù)，并且能夠快速檢索數(shù)據(jù)。"她表示。
"對(duì)于電子郵件存檔問(wèn)題，需要專(zhuān)門(mén)的應(yīng)用程序，通過(guò)這種方式使得終端用戶(hù)重新得到郵箱的過(guò)程變得非常簡(jiǎn)單。但是，存檔也需要滿(mǎn)足保留策略、安全性并且要服從管理等。"
"如果將能夠存檔與存儲(chǔ)戰(zhàn)略集成在一起，則是一件很好的事情。渠道可以很容易的將他們的附加產(chǎn)品銷(xiāo)售給他的客戶(hù)。"附加產(chǎn)品"和"很易于銷(xiāo)售"對(duì)于零售商來(lái)說(shuō)是一個(gè)美妙的聲音，但是還有另一個(gè)值得考慮的策略：管理服務(wù)。很奇怪的是客戶(hù)可能將他們的電子郵件服務(wù)外包，但是他們確實(shí)有這樣做的。Lekerman聲稱(chēng)，他們就有一個(gè)這樣的例子，而Eurodata就是其例證。
"電子郵件只是一個(gè)工具而已。如果很容易就可以實(shí)現(xiàn)外包，那為什么不外包呢？只要這個(gè)系統(tǒng)安全并且能夠很好的工作的話(huà)，企業(yè)真的在乎在哪里管理這個(gè)系統(tǒng)嗎？我們通過(guò)這種不在企業(yè)中設(shè)置核心基礎(chǔ)設(shè)施而提供專(zhuān)業(yè)的電子郵件管理的方式，來(lái)降低用戶(hù)的商業(yè)成本。"他表示。
電子郵件的管理是一個(gè)連續(xù)性的工作。垃圾郵件和法律的問(wèn)題也將一直延續(xù)，而且至少?gòu)哪壳翱磥?lái)，作為商業(yè)應(yīng)用中的一種主要的通信媒介，電子郵件會(huì)被即時(shí)通訊（IM）所替代。
不過(guò)，零售商在IM業(yè)務(wù)中也需要解決類(lèi)似的問(wèn)題。會(huì)有越來(lái)越多的企業(yè)使用這種工具，并且用戶(hù)一定會(huì)在其以電子郵件為中心的內(nèi)部通信策略中使用這種工具。
這仍然是一個(gè)機(jī)會(huì)。在隨后的幾年中，垃圾郵件和法律的問(wèn)題仍然需要處理，所以對(duì)于零售商來(lái)說(shuō)，很好的了解這個(gè)市場(chǎng)并且在外部自動(dòng)的擴(kuò)展他們的電子郵件管理范圍或者加上微軟的實(shí)現(xiàn)方法，對(duì)于他們所擁有的專(zhuān)業(yè)技術(shù)來(lái)說(shuō)，還是有一片廣闊的天空。
目前的問(wèn)題是，零售商是否能夠抓住這個(gè)機(jī)會(huì)并且將電子郵件這個(gè)工具和企業(yè)的業(yè)務(wù)牢牢的聯(lián)系在一起。