公司必須保留電子郵件這種通信方式意味著有效的存儲和電子郵件管理系統(tǒng)變得越來越重要。
盡管人們對垃圾郵件感到無法忍受，但是到目前為止，電子郵件仍然是企業(yè)中非常重要的通信手段。零售商Phones 4U 的執(zhí)行總裁John Caudwell在去年曾經禁止他的員工在工作中使用電子郵件。但是在實際生活中，只要你能夠正確的管理電子郵件，你就會發(fā)現(xiàn)電子郵件是為企業(yè)增加價值的一種手段而不是阻礙企業(yè)發(fā)展的絆腳石。
這是一種很奇怪的現(xiàn)象，雖然電子郵件給人們留下了很差的印象，以至于人們一直都在考慮是否應該繼續(xù)使用這種技術，但是電子郵件仍然是一個很好的工具。對于IT系統(tǒng)的一份常規(guī)調查表明，安裝電子郵件系統(tǒng)不但不會對任何人造成傷害，而且可以確保企業(yè)的浪費降到最低并且能從對IT基礎設施的投入上獲得最多的收益。
重新安裝系統(tǒng)是零售商業(yè)務工作的一部分，他們總是在不斷尋找升級、增補服務以及附加的產品。電子郵件對于他們是相當重要的，尤其是在微軟的Exchange 5.5的安裝工作在不斷取得進展的情況下，這些企業(yè)也就開始在尋找升級工作和新的想法。
現(xiàn)在，電子郵件是大家都認可的一種通信形式，雖然這種形式不一定是首選的方式。使用這種方式讓人感到很痛苦，其主要原因在于管理不善，但是這對零售商來說這意味著存在著巨大的機會。
根據(jù)研究公司Butler 集團的研究表明，無法有效的管理電子郵件是各個企業(yè)所面臨的巨大威脅，尤其是在沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度讓大家遵守的情況下，這種威脅更危險。
該研究機構關于電子郵件管理方面的報告宣稱："如今，作為訴訟標準的一部分，并且在需要提供電子郵件來證明自己遵守法律的時候，企業(yè)別無選擇，只能保留這些電子郵件。"
"盡管如此，事實上許多企業(yè)仍然選擇讓員工刪除電子郵件而不是增加收件箱存儲空間的大小。因此，要求企業(yè)必須使用電子郵件管理系統(tǒng)，通過這個系統(tǒng)可以自動保存關鍵的電子郵件，而且同等重要的是，通過這種方式可以在要求的時候可以查找所需要的電子郵件。"
有效的管理
對于零售商來說，最關鍵的問題是讓客戶確信電子郵件管理系統(tǒng)是一個實用的系統(tǒng)，不要讓客戶認為這個系統(tǒng)是一個技術問題。在出現(xiàn)問題之后，企業(yè)有必要檢查導致問題的商業(yè)原因，而沒有必要依賴于現(xiàn)存的企業(yè)電子郵件系統(tǒng)來實現(xiàn)這項工作。
正如Butler 集團的報告所聲明的那樣："企業(yè)必須接受的事實是公共電子郵件系統(tǒng)無法提供有效的電子郵件管理工作。"
類似的，公共電子郵件系統(tǒng)，特別是電子郵件用戶不應該依賴于所提供的安全手段以及那些使用web郵件作為備份的選擇。該報告認為電子郵件不是一種安全的傳輸手段，并且建議用戶大量使用數(shù)字證書和安全網(wǎng)站來傳輸內容。
對于企業(yè)來說，如何處理垃圾郵件是一個大問題，但是這給那些零售商提供了一個很好的機會來銷售那些現(xiàn)成的軟件，或者可以為用戶提供更為集成的管理服務。盡管如此，處理垃圾郵件只是管理電子郵件的一個方面。
首先，應該有一個全面的電子郵件分發(fā)管理系統(tǒng)。微軟的Exchange在這個領域應該有很好的理由占優(yōu)勢。事實上，對于微軟的Exchange來說，沒有人愿意再愿意去購買它，以免惹火上身，如IBM。
零售商絕對不應該僅僅因為這個原因而忽視這個系統(tǒng)。但是他們還有很多機會來擴大自己的使用范圍。當然，你還可以有許多不同的選擇，但作為一種處理方法，在用戶需要時候能夠及時提供給用戶。
沒有必要感到奇怪，現(xiàn)在越來越多的公司開始提供電子郵件管理方面的應用程序，但這不包括垃圾郵件過濾和反病毒軟件提供商提供的軟件。對于零售商來說，這是一個頭疼的問題，對眾多廠家所提供的各種軟件進行評估并且形成一個合理的解決方案非常困難，因此就沒有必要對Exchange如此占據(jù)統(tǒng)治地位而感到奇怪了。
但是，這也存在著一種危險。零售商可能會對其他存在著潛在吸引力的產品和服務視而不見，而是只賣微軟系列的產品。
但是，從一個方面來說，僅僅從產品能力角度出發(fā)，這不是一個問題，但是從另一方面來說，這意味著零售商將錯失通過銷售產品來擴大其他服務的機會。畢竟，升級到Exchange 2003是一個全面的遷移工作，而不是簡單的插入幾張新的CD-ROM就可以完成的。
"我們不要自欺欺人。Exchange是一個事實上的標準，但是，我們可能會在某些情況下替換該產品。" 專門從事電子郵件應用的Mirapoint 公司渠道經理Jamie Cowper表示。
"企業(yè)一定會詢問一些問題的?，F(xiàn)在運行管理系統(tǒng)的成本是多少？它具備數(shù)據(jù)保留的功能嗎？它如何處理新的應用如VoIP和設備的問題？我可以擁有一個統(tǒng)一的電子郵箱嗎？通過這個系統(tǒng)傳輸?shù)男畔⒌陌踩匀绾危?
Cowper認為Mirapoint的基于應用的實現(xiàn)方法是一種可以替代Exchange的方法，并且它可以解決現(xiàn)有的那些在Exchange用戶中日常管理問題。
Mirapoint自己對這個問題進行了專門的調查研究，大約有20％左右的被調查者聲稱管理是他們最頭疼的問題。Cowper針對Exchange需要一個專門的技術專家來維護的問題提出了指責，并且聲稱："我們正在試圖減少日常電子郵件系統(tǒng)的管理工作。"
只有在原有的系統(tǒng)出現(xiàn)大量問題的時候，才有可能將公司的電子郵件系統(tǒng)轉換為另外一種提供商提供的解決方案。Cowper希望Mirapoint公司能夠吸引更多的"有質量的零售商"提供的RazorGate 系列應用。Cowper認為對現(xiàn)有系統(tǒng)的功能和管理系統(tǒng)，成本是一個關鍵因素。
由于RazorGate系列的應用都是可以定制的，他們提供全方位的電子郵件管理能力而且具備較好的安全性，因此Cowper認為對于零售商來說，該產品存在非同尋常的機會。

另外一種觀點
Barracuda Networks 公司歐洲區(qū)主管Paul Thackeray 支持的另一種觀點，他表示："替換微軟的Exchange的一種很好的選擇是使用專業(yè)的、多層次的電子郵件管理應用。"
對于零售商來說，這是一件很困難的事情。毫無疑問，這些零售商也希望自己有一名經過專門培訓的電子郵件管理人員，并且希望在管理服務方面可以為用戶提供特別的服務選項。
微軟的零售商Eurodata的管理主管Des Lekerman聲稱，他之所以積極鼓勵用戶升級到Exchange 2003是因為這個系統(tǒng)可以幫助他解決用戶經常關心的一些問題，也就是管理和改善存檔問題。
Lekerman表示，用戶希望自己的郵箱中沒有垃圾郵件，并且想確保自己的電子郵件服務是遵從財政和商業(yè)法規(guī)如美國的Sarbanes-Oxley法律的。他們還希望能夠實現(xiàn)移動訪問，如果是使用Exchange的話，意味著這需要使用額外的軟件和配置。所以，對于Eurodata的用戶來說，是不是應該考慮使用另外一種管理系統(tǒng)？
"實際上，用戶使用的是什么系統(tǒng)不是問題，對于文件存檔和處理垃圾郵件方面的應用來說也是如此。"Lekerman表示。他還作了如下補充，對于許多用戶來說，他認為外包電子郵件的管理是最佳的選擇。"這樣做可以減少公司的成本，同時還可以改進服務并且可以得到更好的技術支持。"
兩個Mirapoint的零售商也發(fā)現(xiàn)，對于電子郵件管理的需求在發(fā)生變化，而且他們自己的服務已經轉化為處理電子郵件中層出不窮的需要重點解決的問題。
"對于各個企業(yè)來說，電子郵件的安全問題是他們所要解決的首要問題，如今我們的用戶希望我們能夠給他們提供一個定制的能夠工作的解決方案。"零售商Nouveau Solutions 的管理主管Andy Stevens表示。
Peracto Solutions 的主管Jaap Schram De Jong表示，"我們可以非常自豪的說，在維護我們的客戶關系方面，我們100％的留住了我們的客戶，所以，對我們來說，為用戶提供讓我們和用戶的關系走得更近的解決方案是關鍵。"
"在我們的經驗中，如果只用軟件來管理信息安全的話，成本太高，而且難于管理，并且最后還是會使得公司有更多的風險。"
時間在改變形勢
雖然有很多關于Exchange（這是微軟的一個產品，可能與之有點關系）的批評，但是毫無疑問，這是一個最好的電子郵件系統(tǒng)。但是隨著時間的推移，形勢也在發(fā)生變化，微軟必須要注意商業(yè)需求轉換的問題，同時還要注意越來越多的競爭者緊隨其后在搶占市場。
"微軟的Exchange是一個企業(yè)級的產品，并且這個產品并不適合于中小企業(yè)。" Kerio Technologies的英國渠道主管Joe Weisz表示。
"事實上，一些企業(yè)為了讓微軟這樣的公司為其提供企業(yè)級解決方案，花費了大量的錢財，而這些中小企業(yè)不愿意花費太多的錢財來解決這個問題。"
"他們向用戶提供的是經過刪減的版本，而且價格不菲，對于用戶來說，這些產品自身通常沒有任何管理意義可言。這就是所謂的'可選擇的'方法。"
"Kerio MailServer就是這樣的一個所謂的可選擇系統(tǒng)。對于中小企業(yè)用戶來說，它以很小的程序包實現(xiàn)了他們想要的Exchange的功能，并且價格要低很多。事實是這些可選擇的方法中的大多數(shù)都是很小的解決方案，而且其目標針對中小型企業(yè)，因此其復雜程度較低，并且易于管理。"
"這意味著零售商可以提供很容易配置的程序系統(tǒng)，并且可以為這個程序提供服務中，作為一個完整的解決方案銷售給用戶。最后，與銷售微軟的Exchange相比，銷售這個系統(tǒng)將會給他們帶來更多的利益。"
對于零售商來說，需要指出的非常重要的一點是，電子郵件管理的利潤遠遠超出他們實際銷售的系統(tǒng)。從事電子郵件管理和數(shù)據(jù)存檔的C2C Systems 公司的Ann James表示，這是渠道的機會，但是不是直截了當?shù)臋C會。
"管理電子郵件數(shù)據(jù)不僅僅是要長期保存數(shù)據(jù)，它的另外一個功能是要能智能的存儲，在合適的地點合適的時間范圍內正確的處理事務，并且能夠快速檢索數(shù)據(jù)。"她表示。
"對于電子郵件存檔問題，需要專門的應用程序，通過這種方式使得終端用戶重新得到郵箱的過程變得非常簡單。但是，存檔也需要滿足保留策略、安全性并且要服從管理等。"
"如果將能夠存檔與存儲戰(zhàn)略集成在一起，則是一件很好的事情。渠道可以很容易的將他們的附加產品銷售給他的客戶。"附加產品"和"很易于銷售"對于零售商來說是一個美妙的聲音，但是還有另一個值得考慮的策略：管理服務。很奇怪的是客戶可能將他們的電子郵件服務外包，但是他們確實有這樣做的。Lekerman聲稱，他們就有一個這樣的例子，而Eurodata就是其例證。
"電子郵件只是一個工具而已。如果很容易就可以實現(xiàn)外包，那為什么不外包呢？只要這個系統(tǒng)安全并且能夠很好的工作的話，企業(yè)真的在乎在哪里管理這個系統(tǒng)嗎？我們通過這種不在企業(yè)中設置核心基礎設施而提供專業(yè)的電子郵件管理的方式，來降低用戶的商業(yè)成本。"他表示。
電子郵件的管理是一個連續(xù)性的工作。垃圾郵件和法律的問題也將一直延續(xù)，而且至少從目前看來，作為商業(yè)應用中的一種主要的通信媒介，電子郵件會被即時通訊（IM）所替代。
不過，零售商在IM業(yè)務中也需要解決類似的問題。會有越來越多的企業(yè)使用這種工具，并且用戶一定會在其以電子郵件為中心的內部通信策略中使用這種工具。
這仍然是一個機會。在隨后的幾年中，垃圾郵件和法律的問題仍然需要處理，所以對于零售商來說，很好的了解這個市場并且在外部自動的擴展他們的電子郵件管理范圍或者加上微軟的實現(xiàn)方法，對于他們所擁有的專業(yè)技術來說，還是有一片廣闊的天空。
目前的問題是，零售商是否能夠抓住這個機會并且將電子郵件這個工具和企業(yè)的業(yè)務牢牢的聯(lián)系在一起。