最近電腦連連中招，罪魁禍首是讓人又愛又“恨”的MSN。對于這些即時通訊（IM）軟件，筆者已經是老用戶了， MSN、ICQ、Yahoo、QQ、UC等流行IM軟件，都曾一一嘗試過。筆者周圍的同事也無一例外至少會有一款即時通訊軟件陪伴在身邊。無可否認，IM軟件已正式進駐許多企業的辦公室。
就是這些天天使用的、一直被企業所忽略的IM軟件，對企業網絡而言，其實已經形成一個不設防的安全漏洞。Gartner研究部副總裁Carl Claunch說，安全顧慮、缺乏事后可追查的文件記錄、服務品質有限、整合問題和欠缺對非文字媒體的支持，令企業對投資即時通信技術裹足不前。“IM的安全性不足，因為基本的IM架構不是專為信息保全而設計，”Claunch說：“你不會想電子轉賬10億美元到巴貝多的某家銀行，然后用IM來確認這筆交易。”
Gartner分析也指出，目前全球有30%以上的企業使用IM來從事商業溝通，但是只有少于1%的企業對IM做過管控。
大家一談到IM應用，往往首先想到的就是聊天。IM進入了企業的門檻，仍然主要是作為聊天工具，充其量也就是個傳傳文件，發發消息的小玩意。只不過現在大家聊的話題涉及公事更多而已。對企業的管理者而言，多半并不喜歡員工進行工作以外的事情，因此企業需要在便利及安全之間作選擇。
目前，大部分企業還是把IM定義為聊天而非溝通工具。因此國內有些大企業還是以限制與監控網絡通訊過程，作為員工考核與獎懲的依據。
不少企業為了避免員工在上班時沒事就跟人聊天閑扯，便主張禁止IM軟件的使用；然而把IM軟件列為禁忌，可能有點因噎廢食，畢竟，使用IM軟件好比雙刃劍，利弊參半。
從好的方面來看IM，一項針對IM軟件使用情況所做的調查報告指出，有39%的使用者認為IM可以提升工作效率；若以即時溝通的觀點出發，有82%的使用者認為網絡即時通訊可以快速解決工作上溝通的問題；另有70%認為可以快速知道對方是否在線。由這些數據可以看出，IM軟件對企業具有正面的效益。
當然，IM的負面影響也可以羅列一大堆。比如，由于大部份的企業對MSN等IM軟件的部署未加以管制，所以，員工在網絡上注冊其私人的賬號，作為與客戶或企業伙伴的聯絡窗口，一旦員工離職，企業并無法防止其繼續使用此代表公司的賬號。雖然企業極為重視公司機密性資料的防護，對于每一環節的防護可說是滴水不漏，但是對于IM的防護幾乎是無人問津，殊不知，藉由IM傳送檔案的方式也是一大漏洞所在。
IM軟件在使用上可能遇到的幾種風險，包括以下幾類：
法律上的風險：由于實時通訊傳送檔案的方便性，以致于使用者常將好玩有趣的資料相互分享，如MP3、軟件等，這都可能造成企業面臨重大法律風險及成本。
工作效率的降低：因員工將實時通訊作私人使用，加上公司無法對合法使用及非法使用有效分別，以致員工上班聊天，影響工作效率。
機密資料外流的風險：實時通訊的文字及檔案傳送功能比電子郵件系統快速，使企業面臨更大的挑戰。
信息安全上的風險：經由實時通訊傳到公司內部的文件資料，可能包含病毒及有害的程序代碼，使用者不經意開啟，將有可能造成企業嚴重的信息安全問題。
對于IM的安全問題，我們應該提前做好防范和管控，這樣，不但可以真正享受使用IM軟件的便利性，更重要的是可以降低企業在使用IM方面的風險。