小心你的郵件 避免出錯(cuò)

在圣誕節(jié)，給一些內(nèi)部聯(lián)系人發(fā)送了一封內(nèi)含裸體圣誕老人圖片的電子郵件，但卻無(wú)意中在收件人列表中包括了公司的 CEO。無(wú)疑，發(fā)件人會(huì)感到相當(dāng)尷尬。會(huì)導(dǎo)致被解雇？

倒不至于。

不過(guò)，您每天如何起草電子郵件會(huì)對(duì)您的事業(yè)產(chǎn)生更嚴(yán)重危害。我們?cè)谑褂秒娮余]件通信時(shí)，往往會(huì)像打電話閑談一樣隨便，全然忘了這類(lèi)通信內(nèi)容會(huì)留下最全面的數(shù)字記錄。與口頭交流不同的是，還可能會(huì)在無(wú)意中將電子郵件轉(zhuǎn)發(fā)給錯(cuò)誤收件人。同樣，如果匆忙中起草一封郵件，往往會(huì)草草結(jié)束郵件內(nèi)容，這很可能會(huì)導(dǎo)致受到誤解并會(huì)產(chǎn)生不良影響。一定記住在發(fā)送郵件前進(jìn)行檢查。

現(xiàn)在，通過(guò)使用支持電子郵件的 HP iPAQ 掌上電腦和筆記本電腦等方便設(shè)備，還可以在任意地點(diǎn)發(fā)送電子郵件，但有一點(diǎn)很重要，就是要將您自己培訓(xùn)成在“工作狀態(tài)”下發(fā)送郵件。下次拿起 iPAQ 時(shí)，要記住，無(wú)論您身處何地以及穿著什么服裝，您都代表您自己和您的公司。

可能導(dǎo)致您失去工作的 10 類(lèi)電子郵件錯(cuò)誤：

1. 受到影響后發(fā)送的電子郵件

下班后喝了幾杯酒？

那就等到早上再回復(fù)郵件，那時(shí)候您才能確定自己回復(fù)的內(nèi)容沒(méi)有問(wèn)題。

2. 冷嘲熱諷

電子郵件不適合用來(lái)表達(dá)對(duì)收件人的諷刺，這類(lèi)內(nèi)容往往會(huì)被斷章取義，并產(chǎn)生災(zāi)難性的反應(yīng)。

3. 私人事務(wù)

最好嚴(yán)格區(qū)分工作和娛樂(lè)。使用公司資源來(lái)處理個(gè)人問(wèn)題絕非明智之舉。

4. 專(zhuān)業(yè)批評(píng)

對(duì)于不嚴(yán)重的問(wèn)題，請(qǐng)使用電話提出批評(píng)；否則，可能會(huì)顯得過(guò)于正式，會(huì)導(dǎo)致不必要的焦慮。如果問(wèn)題確實(shí)很?chē)?yán)重，就當(dāng)面討論它。

5. 個(gè)人意見(jiàn)和閑談

您很有可能錯(cuò)將電子郵件等同于茶水間里的閑談，但要記住，這些電子郵件非常有可能會(huì)被“轉(zhuǎn)發(fā)”。

6. 生氣時(shí)回復(fù)郵件

一怒之下不假思索地發(fā)出回復(fù)電子郵件很容易，但要將它追回就不那么容易了。如果您的情緒確實(shí)不穩(wěn)定，最好是延遲發(fā)出電子郵件，或者等一天再發(fā)出電子郵件。

7. 措辭不當(dāng)

大多數(shù)人并不會(huì)這樣做，但確實(shí)有些人會(huì)，要記住，絕對(duì)不要在工作電子郵件中使用惡意語(yǔ)言和其它極端語(yǔ)言。

8. 公司或行業(yè)機(jī)密

這類(lèi)錯(cuò)誤可能會(huì)導(dǎo)致面臨訴訟或被公司解雇。

9. 種族主義/男性至上主義的語(yǔ)言

最好在日常談話和工作電子郵件中都避免使用這類(lèi)言辭。

10. 過(guò)于隨便的行文

即使您是在海灘上使用 iPAQ 發(fā)送電子郵件，也要記住，這代表著您的正式形象。