根據IDG研究服務公司最新的研究，對于IT部門來說，企業內不斷增加的郵件量是一個嚴峻的挑戰。為了幫助管理所有這些數據和相關問題（例如員工負 擔過重、過量裝載的存儲解決方案和法規遵從策略），越來越多的機構開始考慮基于云的電子郵件管理解決方案。

這項研究在2009年上半年調查了美國115家機構的IT高管和業務高管，更好地了解電子郵件管理現狀。大型企業用來降低電子郵件不斷增長的復雜性 的策略和方法中包括基于云的電子郵件管理服務。

確保對電子郵件的正常訪問是很重要的。事實上，82%的受訪者表示，在他們企業內的電子郵件宕機會對生產效率產生極大影響。Iron Mountain數字歸檔高級產品經理Claire Lima表示，雖然電子郵件訪問很重要，但是企業仍然面對管理這些郵件的高成本問題，尤其是不少機構的IT預算沒有變化甚至有所縮減。研究發現，71%的 受訪者表示他們的IT機構正在嘗試找到一種更具成本效益的方法來管理電子郵件，57%的受訪者被要求在未來12個月內做到這一點。

需要指出一點，雖然受訪者表示在考慮現有電子郵件解決方案的時候成本是最需要評估的一個項目，但當被問及他們電子郵件策略背后最大推動因素的時候， 成本一項卻排在了最后。業務連續性、災難恢復、法規遵從、行業法規和避免電子郵件宕機時間都是他們所羅列出的重要因素。

Lima表示，這看上有些矛盾，但表明雖然“成本很重要，但不意味著企業會選擇最廉價的解決方案”。

這可能是因為電子郵件不僅越來越重要，而且復雜性越來越高。Lima表示：“對于IT部門來說，電子郵件存在難以置信的復雜性，他們正在試圖解決這 一難題。”她還表示，幾年前，企業出于某種原因選擇了基于云或者外包的電子郵件管理解決方案，大多數是未來滿足法規遵從條例。“但是現在我們看到，企業是 出于成本原因而選擇托管電子郵件的，處理電子郵件復雜性給IT增加了很沉重的負擔。”

這次調查中，只有12%的受訪者表示他們目前選擇與第三方電子郵件管理廠商合作，另外有38%的受訪者表示他們有這方面的考慮。34%的受訪者打算 在未來12個月到24個月內采用基于云的電子郵件管理解決方案。

當然，到目前為止仍然有很多機構還沒有為嘗試基于云的電子郵件管理作好準備。49%的受訪者表示“不太可能”考慮某種托管的電子郵件管理解決方案。 他們的擔心并不讓人感到意外。他們不希望讓一家外部公司訪問到他們的數據，他們有安全性和隱私性方面的擔憂，并相信他們有能力處理好自己的數據。

但是Lima表示，不少有著豐富經驗和成熟技術的廠商提供了企業現在和未來需要的可擴展性和安全性。她說：“有很多技術方面的革新，比如虛擬化技 術。這讓很多人意識到他們可以依賴基于云的服務。”

對于那些已經使用或者計劃使用基于云的電子郵件管理的企業來說，好處在于減輕了對他們機構物理資源的負擔（61%）、減輕了對IT人力資源的負擔 （54%）和靈活可擴展性（54%）。