需要考慮的因素和步驟

歸檔的最佳辦法需要考慮商務以及公司的技術需求。最佳的辦法既包括公司如何管理關鍵的信息集商務規則，同時也要滿足成本、性能、可用性以及已經建立的安全需求。

1.信息記錄的評估

美國國內法律規定發生變化所導致的結果是必須準備并且懂得哪些信息儲藏是存在的。一旦信息集的詳細記錄已經進行了，公司就必須針對這些信息集建立相應的策略。策略應該將訪問/索取需求、記錄保持以及部署需求和保護公司、員工、合作者的敏感信息合并在一起。

2.策略開發和文檔

歸檔是一個水平的、交叉功能的過程，它通過技術來例化商務規則。歸檔中最重要的第一步就是開發策略和文檔。當使用技術實現了上述策略時，就應該有一些方法來驗證并且證明這些策略是有效的。

3.建立全面的策略

策略實際上就是商務規則，這些規則應該將賬戶規范(保持力，完整性，可用性)、法律（保存）以及商務部署考慮在內，并且在系統內重新使用這些需求。公司不僅僅再考慮外部需求，而且也在不斷將內部信息技術管理考慮在內，因為公司自身想管理其很重要的信息集，比如財務、員工以及客戶數據、公司的知識產權等等。

4.采用一個基于團隊的方法

歸檔需要考慮核心技術以及商務相關人的不同需求。公司需要建立一個以技術為基礎的信息管理的方法，這其中包括歸檔。歸檔團隊的主要商務相關者機構一般需要包括次財務、風險管理、法律、規范、安全、記錄管理、信息技術以及商務經理。