需要考慮的因素和步驟

歸檔的最佳辦法需要考慮商務(wù)以及公司的技術(shù)需求。最佳的辦法既包括公司如何管理關(guān)鍵的信息集商務(wù)規(guī)則，同時(shí)也要滿足成本、性能、可用性以及已經(jīng)建立的安全需求。

1.信息記錄的評(píng)估

美國(guó)國(guó)內(nèi)法律規(guī)定發(fā)生變化所導(dǎo)致的結(jié)果是必須準(zhǔn)備并且懂得哪些信息儲(chǔ)藏是存在的。一旦信息集的詳細(xì)記錄已經(jīng)進(jìn)行了，公司就必須針對(duì)這些信息集建立相應(yīng)的策略。策略應(yīng)該將訪問(wèn)/索取需求、記錄保持以及部署需求和保護(hù)公司、員工、合作者的敏感信息合并在一起。

2.策略開(kāi)發(fā)和文檔

歸檔是一個(gè)水平的、交叉功能的過(guò)程，它通過(guò)技術(shù)來(lái)例化商務(wù)規(guī)則。歸檔中最重要的第一步就是開(kāi)發(fā)策略和文檔。當(dāng)使用技術(shù)實(shí)現(xiàn)了上述策略時(shí)，就應(yīng)該有一些方法來(lái)驗(yàn)證并且證明這些策略是有效的。

3.建立全面的策略

策略實(shí)際上就是商務(wù)規(guī)則，這些規(guī)則應(yīng)該將賬戶規(guī)范(保持力，完整性，可用性)、法律（保存）以及商務(wù)部署考慮在內(nèi)，并且在系統(tǒng)內(nèi)重新使用這些需求。公司不僅僅再考慮外部需求，而且也在不斷將內(nèi)部信息技術(shù)管理考慮在內(nèi)，因?yàn)楣咀陨硐牍芾砥浜苤匾男畔⒓热缲?cái)務(wù)、員工以及客戶數(shù)據(jù)、公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)等等。

4.采用一個(gè)基于團(tuán)隊(duì)的方法

歸檔需要考慮核心技術(shù)以及商務(wù)相關(guān)人的不同需求。公司需要建立一個(gè)以技術(shù)為基礎(chǔ)的信息管理的方法，這其中包括歸檔。歸檔團(tuán)隊(duì)的主要商務(wù)相關(guān)者機(jī)構(gòu)一般需要包括次財(cái)務(wù)、風(fēng)險(xiǎn)管理、法律、規(guī)范、安全、記錄管理、信息技術(shù)以及商務(wù)經(jīng)理。