對企業(yè)而言，郵件系統(tǒng)是必不可少的。郵件系統(tǒng)的投資并不大，對于小企業(yè)而言，投資兩萬元足以構(gòu)建企業(yè)郵件系統(tǒng)；對大型企業(yè)而言，十余萬元也能構(gòu)建企 業(yè)的核心郵件系統(tǒng)。但是這樣的郵件系統(tǒng)在目前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下是難以使用的，因為愈演愈烈的垃圾郵件等郵件安全問題以及郵件搜索與歸檔問題都無法得到有效解 決。

簡單存儲是不夠的

為了進行災(zāi)難恢復(fù)，需要對郵件進行備份，這是郵件存儲的最初要求。這其中最為典型的就是磁帶備份。磁帶備份容量大，價格相對較低。不過如果想在備份 郵件中進行查詢，需要將磁帶一盤盤恢復(fù)到系統(tǒng)上，然后在郵件系統(tǒng)中查詢。由于郵件系統(tǒng)檢索功能很弱，要查找某封郵件無異于大海撈針。

另一種方案是將系統(tǒng)數(shù)據(jù)定期拷貝到離線存儲設(shè)備上。這種方式存在幾個弊端：一是容易出現(xiàn)重復(fù)拷貝現(xiàn)象，浪費存儲空間；二是無法保證數(shù)據(jù)的完整性，如 兩次拷貝之間刪除的文件無法備份；三是成本高，一般要用NAS或者SAN大容量存儲設(shè)備，或者必須使用大型廠商的專用系統(tǒng)才能實現(xiàn)。

這兩種簡單的方案一般是專門針對某些企業(yè)而設(shè)計的，已經(jīng)實現(xiàn)了從數(shù)據(jù)層到應(yīng)用層的跨越。但這類方案通常只能滿足一個或幾個方面的法規(guī)需求，無法為企 業(yè)提供全面而專業(yè)的、遵從各種現(xiàn)有法規(guī)的專用歸檔解決方案。

法規(guī)遵從讓成本上升

法規(guī)遵從歸檔（Compliance Archiving）設(shè)備，是專門應(yīng)對各種目前現(xiàn)有的法規(guī)、取各種法規(guī)的最大并集而設(shè)計的專業(yè)歸檔系統(tǒng)。法規(guī)遵從需要企業(yè)在業(yè)務(wù)運作中守規(guī)矩，遵守政府和 行業(yè)制定的各項法律、法規(guī)及各種規(guī)章，并且對信息具備足夠的可控性。

一個完善的歸檔系統(tǒng)應(yīng)該具備以下幾個功能：一是存儲倉庫功能，存儲倉庫收集所有向外發(fā)出和從外收到的以及內(nèi)部的郵件數(shù)據(jù)；二是搜索及數(shù)據(jù)挖掘功能， 能夠通過搜索查詢到相關(guān)的郵件信息；三是法規(guī)遵從性的需求，整個體系的設(shè)計應(yīng)遵從法規(guī)，如不能刪改數(shù)據(jù)等。從成本構(gòu)成看，歸檔系統(tǒng)由存儲系統(tǒng)和歸檔軟件兩 部分構(gòu)成。相比郵件備份，歸檔系統(tǒng)注重搜索，磁帶機這種成本非常低的設(shè)備無法實現(xiàn)上述功能，必須使用大容量磁盤介質(zhì)。這使得郵件存儲成本大幅度提高。此外 歸檔需要對備份的郵件構(gòu)建索引數(shù)據(jù)庫，以便進行搜索。法規(guī)遵從要求系統(tǒng)增加的許多功能導(dǎo)致歸檔軟件比簡單的備份更加復(fù)雜，這使得歸檔系統(tǒng)的成本進一步上 升。郵件備份、歸檔特別是法規(guī)遵從使用戶對郵件系統(tǒng)的投資直線上升。大型企業(yè)實施法規(guī)遵從的郵件歸檔體系可能需要投資上百萬元甚至上千萬元。

不要以為這些投資是不合算的，國內(nèi)某企業(yè)因為郵件系統(tǒng)不合法規(guī)，被罰款2000萬元。而其實施法規(guī)遵從郵件存儲解決方案預(yù)計只需不到1000萬元。 在這樣的背景下，我們應(yīng)當(dāng)如何降低郵件歸檔系統(tǒng)的成本呢？

方案選擇應(yīng)因需而定

1 . 選擇備份還是選擇歸檔。如前面描述可知，歸檔特別是法規(guī)遵從的歸檔系統(tǒng)成本大幅度提升，因此企業(yè)用戶首先需要明確自己存儲的目的。如果用戶僅僅是為了進行 災(zāi)難恢復(fù)，那么只需要簡單的備份就可以了。通常郵件系統(tǒng)都支持聯(lián)機備份或脫機備份。通常情況下，利用郵件系統(tǒng)自帶的工具就能完成，也可利用第三方工具對備 份內(nèi)容進行選擇，其可操作性往往比系統(tǒng)自帶的要好。

2 . 備份時間及介質(zhì)的選擇。備份的介質(zhì)主要分為兩大類：磁帶和磁盤。磁帶介質(zhì)有其局限性，容易發(fā)生質(zhì)變。因此隔一段時間需要對數(shù)據(jù)重新翻讀一下，如果有問題， 則需要更換磁帶。但是磁帶價格低，存儲的數(shù)據(jù)量大，適合需要存儲大量數(shù)據(jù)的用戶。而磁盤是在一個真空的實體里面，它的盤片不會受到影響，所以它的保留時間 是非常長的，磁帶壞了就不能用，但磁盤是可以修復(fù)的。對于郵件備份而言，幾TB的數(shù)據(jù)容量，能夠滿足小型企業(yè)幾年的數(shù)據(jù)需求，因此企業(yè)完全可以選擇磁盤長 期保存數(shù)據(jù)。

3 .法規(guī)遵從郵件歸檔的成本控制。前面介紹的兩種情況適合一般企業(yè)的郵件存儲需求。但在當(dāng)前信息化廣泛應(yīng)用的背景下，企業(yè)和組織不僅要考慮經(jīng)濟指標的增長問 題，還要關(guān)注是否符合社會法規(guī)和行業(yè)標準的問題。美國的很多政府法規(guī)和規(guī)章都十分詳細。例如，《美國醫(yī)療保險信息交換與保密法案 （HIPAA）》規(guī)定美國公司必須保護人事數(shù)據(jù)，醫(yī)療保險提供商必須保護病人信息。 

其中有些指標的規(guī)定還十分具體，如：很多法律程序會要求電子郵件的查找過程必須在72小時內(nèi)完成，對某些特定信息要求保存的時間長達7年。

控制成本的兩個步驟

首先是確定郵件存儲的內(nèi)容，不是所有的郵件都需要存儲，并且不同性質(zhì)的郵件需要存儲的時間要求是不等的。業(yè)內(nèi)人士把郵件存儲中經(jīng)常遇到的問題稱為 Bacn，也指那些既不是重要郵件也不是垃圾郵件的郵件，包括新聞郵件、同接收人有關(guān)系的公司的廣告郵件以及各種人力資源郵件等。簡單地說垃圾或病毒郵件 都可以不存儲。對Bacn郵件的解決方法和垃圾郵件的解決方法相同，就是過濾。如果不對垃圾及病毒郵件進行過濾，將導(dǎo)致大量的存儲浪費。國內(nèi)某知名ISP 調(diào)查顯示，其所收到的所有郵件中垃圾郵件占總郵件數(shù)近85%，消耗80%的帶寬流量，消耗50%以上的帶寬資源，除垃圾郵件外的10%到30%的電子郵件 都是Bacn郵件，不僅堵塞收件箱，還影響搜索結(jié)果。

因此經(jīng)過郵件網(wǎng)關(guān)過濾可以節(jié)省大量存儲投資。值得注意的是，郵件網(wǎng)關(guān)一般都帶有自己的存儲空間，通常都可以保留幾個月的數(shù)據(jù)。這么長的時間足夠最終 審核是否有正常郵件被誤判了。另外，歸檔系統(tǒng)或郵件服務(wù)器的日志功能可定義哪些郵箱和哪些發(fā)件人的信件需要備份。經(jīng)過細分后，可以進一步節(jié)省存儲空間。

許多郵件歸檔系統(tǒng)具備壓縮存儲功能，從而進一步降低存儲消耗。此外，有些存儲系統(tǒng)采用一些特別的技術(shù)減少存儲量，例如梭子魚（Barracuda） 的單一實例存儲功能。如果一個附件發(fā)送給多個用戶，在存儲系統(tǒng)中，將只保留一份文件，這大大地節(jié)約了存儲空間。Barracuda的壓縮存儲功能可以節(jié)約 近1/3的存儲空間。

其次是確定歸檔系統(tǒng)。目前法規(guī)遵從歸檔系統(tǒng)有兩種類型，一種是軟件系統(tǒng)，如MessageOne公司的QuickStart、Mimosa公司的 NearPoint和Messagesolution公司的產(chǎn)品，它們都能幫助用戶恢復(fù)系統(tǒng)或查找到特定的郵件。但是這類系統(tǒng)需要外部的存儲設(shè)備。另一類 是一些郵件廠商或反垃圾郵件廠商提供的軟件、硬件合一的產(chǎn)品，如碩琦等，設(shè)備本身具備大容量的磁盤。如梭子魚的一款產(chǎn)品共有2TB的存儲空間。這類系統(tǒng)的 價格在十幾萬到幾十萬元不等。相比較而言后者價格比較實惠。不過，軟硬一體方案的標準配置通常支持用戶兩年的郵件存儲量。如果需要存儲更長時間的數(shù)據(jù)，需 要擴容或外接存儲設(shè)備。而前一種采用了專門的存儲設(shè)備，容量的擴充將更加平滑。

如果用戶是超大型企業(yè)，有1萬個以上的郵件用戶，那么使用前一種方案更加適合一些。對于需要對數(shù)百到數(shù)千用戶的郵件進行歸檔的用戶，軟硬合一的歸檔 方案將是優(yōu)先選擇的方案。