問(wèn)題 PROBLEM
　　在信息化日益普及的今天，包括企業(yè)和政府機(jī)構(gòu)以及其他組織在內(nèi)的集體中，都存在著大量的IT資產(chǎn)。根據(jù)定義，IT資產(chǎn)主要指組織所擁有的、能為組織業(yè)務(wù)發(fā)揮價(jià)值的硬件、軟件和信息資產(chǎn)。
　　IT應(yīng)用不斷深入，IT資產(chǎn)也日益成為組織的重要資產(chǎn)。因此，如何有效地管理它們，已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展過(guò)程中非常重要的事情。事實(shí)上，IT資產(chǎn)管理是IT管理和IT治理的重要內(nèi)容，IT資產(chǎn)管理水平的高低直接關(guān)系到IT應(yīng)用的價(jià)值和IT服務(wù)的水平。
　　在這樣的需求背景下，IT資產(chǎn)管理一方面不斷展開(kāi)，一方面仍然面臨著一系列問(wèn)題，“如何有效追蹤一個(gè)動(dòng)態(tài)的IT資產(chǎn)”就是其中之一。IT資產(chǎn)天天都在變，如果用手工統(tǒng)計(jì)是跟不上的。設(shè)備的管理不規(guī)范，到底誰(shuí)領(lǐng)用了設(shè)備？設(shè)備在哪里？面對(duì)越來(lái)越激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，企業(yè)更加重視降低成本，如果把IT軟硬件設(shè)備視為企業(yè)的資產(chǎn)，那么，它就應(yīng)該產(chǎn)生商業(yè)價(jià)值。所以，傳統(tǒng)上被看作成本中心的IT部門(mén)也被提出了更高的要求，“更充分利用現(xiàn)在資產(chǎn)”、“更嚴(yán)格地控制資產(chǎn)”、“獲得更高的投資回報(bào)”等，這些不僅是企業(yè)對(duì)IT部門(mén)的殷切期望，也越來(lái)越成為企業(yè)考量IT部門(mén)的重要內(nèi)容。
　　大多數(shù)企業(yè)用戶(hù)深刻地認(rèn)識(shí)到，自己并沒(méi)有從IT資產(chǎn)中得到回報(bào)。許多公司的要求很簡(jiǎn)單: 資產(chǎn)就應(yīng)該創(chuàng)造商業(yè)價(jià)值，就是這么直接。企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展既然已經(jīng)與IT的關(guān)系密不可分，那么，有效地管理和利用現(xiàn)有的IT資產(chǎn)，對(duì)于企業(yè)提升管理效率，滿(mǎn)足法規(guī)遵從的要求，實(shí)現(xiàn)更好的投資回報(bào)是十分必要的。
　　詢(xún)問(wèn)IT運(yùn)維部主管：
　　我們總共有多少I(mǎi)T資產(chǎn)？
　　詢(xún)問(wèn)業(yè)務(wù)部門(mén)員工：
　　對(duì)現(xiàn)在的IT終端管理狀況滿(mǎn)意嗎？
　　方法 SOLUTION

　　中國(guó)農(nóng)行山東分行科技部高級(jí)工程師呂渤海采用的IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)是由總行開(kāi)發(fā)的。“這套設(shè)備管理系統(tǒng)，是用來(lái)管理硬件設(shè)備的。”他告訴我們，從范疇上來(lái)講，它應(yīng)該是IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)的一部分，但 從整個(gè)功能上來(lái)講，它的軟件管理功能比較欠缺，沒(méi)有在軟件方面提供管理功能。
　　IT資產(chǎn)管理在小規(guī)模企業(yè)中不是問(wèn)題，但是在大型企業(yè)中，隨著信息化程度越來(lái)越高，很多設(shè)備都要?jiǎng)潥wIT資產(chǎn)管理，這就需要一套系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行有效的管理。不然像一些IT設(shè)備的存量、折舊、更新等，沒(méi)有一個(gè)很準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)來(lái)支撐，這個(gè)問(wèn)題在三五十人的小企業(yè)里建立一個(gè)檔案就可以解決，但是一個(gè)幾萬(wàn)人、十幾萬(wàn)人的大企業(yè)里，如果沒(méi)有這么一套系統(tǒng)，那么管理起來(lái)就非常費(fèi)力和混亂了。正在呂渤海和他的同事們因此而感到困擾時(shí)，總行適時(shí)地推出了這套系統(tǒng)，正好也滿(mǎn)足了他們的需要。
　　IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)也是信息系統(tǒng)，它面臨的主要問(wèn)題就是數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)都是人工錄入，很容易出現(xiàn)誤差，而不準(zhǔn)確的話，IT設(shè)備的價(jià)值就會(huì)大打折扣。當(dāng)時(shí)有廠商曾經(jīng)向呂渤海介紹說(shuō)，有特定的管理系統(tǒng)可以在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)現(xiàn)IT設(shè)備的價(jià)值，比較準(zhǔn)確。
　　“我認(rèn)為這個(gè)特性相當(dāng)不錯(cuò)。”但他同時(shí)也認(rèn)為，一個(gè)企業(yè)應(yīng)該有一個(gè)總體的資產(chǎn)衡量系統(tǒng)，IT設(shè)備只是其中的一部分，是工具，單獨(dú)設(shè)一套系統(tǒng)來(lái)管理似乎有些多余，它應(yīng)該被放在整個(gè)企業(yè)的資產(chǎn)管理中進(jìn)行統(tǒng)籌。
　　詢(xún)問(wèn)中小企業(yè)的CIO同行：
　　你們有沒(méi)有用到IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)？
　　詢(xún)問(wèn)行政或后勤部門(mén)：
　　我們目前如何對(duì)IT資產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一編碼和管理？
　　挑戰(zhàn) CHALLENGE
　　IT資產(chǎn)管理對(duì)于企業(yè)如此重要，那么是否要建議企業(yè)來(lái)上一整套的IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)呢？接受采訪的CIO多數(shù)持保留意見(jiàn)。
　　天津天士力集團(tuán)CIO曾祥云認(rèn)為，必要性并不大。IT資產(chǎn)管理是集團(tuán)固定資產(chǎn)管理的一個(gè)重要部分，它不能單獨(dú)計(jì)算，應(yīng)該和整個(gè)企業(yè)的固定資產(chǎn)管理協(xié)調(diào)起來(lái)。“我們一直在關(guān)注IT資產(chǎn)管理這個(gè)問(wèn)題，在天士力公司有天士力固定資產(chǎn)管理制度，IT固定資產(chǎn)的整個(gè)生命周期如何進(jìn)行管理都有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)定，如何報(bào)廢，如何采購(gòu)，如何貼標(biāo)簽，如何購(gòu)買(mǎi)，事后怎么處置，狀態(tài)如何，如何盤(pán)點(diǎn)等問(wèn)題都有明確的規(guī)定。但是沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的系統(tǒng)來(lái)管理。我們需要跟整個(gè)集團(tuán)的固定資產(chǎn)管理相協(xié)調(diào)，而不可能單獨(dú)建一個(gè)系統(tǒng)，這樣效率不高，也會(huì)對(duì)整個(gè)公司管理不利。”
　　IT資產(chǎn)與其他固定資產(chǎn)相比確實(shí)有自身特點(diǎn)，企業(yè)在具體的流程操作當(dāng)中也會(huì)采取特別對(duì)待，有詳細(xì)的規(guī)定。在未來(lái)，天士力肯定要建一套固定資產(chǎn)的管理系統(tǒng)，IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)要納入整個(gè)集團(tuán)的固定資產(chǎn)建設(shè)管理，同時(shí)要與整個(gè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)建設(shè)結(jié)合起來(lái)考慮，不能使之成為一個(gè)信息系統(tǒng)孤島。
　　實(shí)際上，當(dāng)前固定資產(chǎn)的選配有一個(gè)策略性的考慮，這也是曾祥云經(jīng)常感到困難的地方。因?yàn)閷?duì)于固定資產(chǎn)管理來(lái)說(shuō)，它涉及的面比較廣，涉及的部門(mén)也比較多，如何及時(shí)地做到同步管理，是一個(gè)值得考慮的問(wèn)題。
　　固定資產(chǎn)的管理在大的集團(tuán)管理中都是一個(gè)難題，特別是IT資產(chǎn)，生命周期比起其他家具之類(lèi)的資產(chǎn)有自己的特性。企業(yè)對(duì)于IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)也是有一定需求的，但是不能將其單獨(dú)考慮，管理者在管理企業(yè)固定資產(chǎn)時(shí)應(yīng)該照顧到IT資產(chǎn)，但是額外建立一套IT資產(chǎn)管理系統(tǒng)必要性不大。對(duì)一個(gè)大規(guī)模企業(yè)來(lái)說(shuō)，雖然短期內(nèi)有成效，但長(zhǎng)遠(yuǎn)看來(lái)，意義不大。
　　在海關(guān)信息中心總工程師何瑜看來(lái)，企業(yè)之外，部委的信息中心較難做到單獨(dú)設(shè)立IT管理系統(tǒng)，可能企業(yè)對(duì)這方面的需求會(huì)更大一些。由于海關(guān)的工作方式比較特別，他們更傾向于自己來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題而不是求助于第三方。
　　總體上講，全國(guó)海關(guān)信息中心對(duì)IT資產(chǎn)管理有著這樣的指導(dǎo)思想：那就是依靠實(shí)踐來(lái)看管理的效益，確實(shí)有成效才會(huì)繼續(xù)去做。而“如何優(yōu)化我們的管理，使管理更有效果”，是全國(guó)海關(guān)信息中心關(guān)注的重點(diǎn)。“有時(shí)管理太過(guò)細(xì)化，反而會(huì)把簡(jiǎn)單的事情變復(fù)雜。”何瑜表示。
　　詢(xún)問(wèn)綜合管理部門(mén)：
　　我們有沒(méi)有一套成熟的固定資產(chǎn)管理制度？
　　詢(xún)問(wèn)第三方服務(wù)廠商：
　　你如何幫我降低IT資產(chǎn)管理的成本？
　　價(jià)值 VALUE
　　呂渤海告訴我們說(shuō)，他原來(lái)最大的一個(gè)困擾，就是在更新特定設(shè)備時(shí)沒(méi)有數(shù)據(jù)支持。比如說(shuō)更新打印機(jī)，應(yīng)該更新多少，更新哪些？這些都需要有詳實(shí)的數(shù)據(jù)。如果沒(méi)有，只能粗略地估計(jì)，這種做法在現(xiàn)代管理中顯得比較可笑。而且對(duì)于現(xiàn)有資產(chǎn)，設(shè)備使用以后到底是好用還是不好用，它的故障率有多少，這個(gè)品牌值不值得繼續(xù)采購(gòu)應(yīng)用，到底存在哪些問(wèn)題，是不是要對(duì)廠家提要求，或者干脆換一個(gè)產(chǎn)品牌子。這種種問(wèn)題，如果沒(méi)有管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)支撐，確實(shí)會(huì)很麻煩。如果管理系統(tǒng)能夠很直觀地表現(xiàn)出這些問(wèn)題，管理人員就可以知道，這些設(shè)備在過(guò)去的工作效率怎樣，能不能滿(mǎn)足日常的業(yè)務(wù)需求。
　　但短時(shí)間之內(nèi)他們不會(huì)再對(duì)IT管理做大的投入。從管理上來(lái)講，現(xiàn)有的管理系統(tǒng)雖然有些方面還不能滿(mǎn)足全部的需求，但是純粹為了管理而投入，見(jiàn)效并不是很明顯。作為一個(gè)企業(yè)，投入之后看到產(chǎn)出是非常重要的，IT本身就是一個(gè)在企業(yè)中很難看出投入后的產(chǎn)出的部門(mén)，如果再在IT管理系統(tǒng)上投入的話，就更難體現(xiàn)了。“所以我認(rèn)為這應(yīng)該是一個(gè)逐步的過(guò)程，我投入了管理系統(tǒng)，工作效率提高了多少，又節(jié)約了多少，這都需要時(shí)間來(lái)檢驗(yàn)的。在很多時(shí)候，建立某個(gè)管理信息系統(tǒng)與增加人手，能解決同樣的問(wèn)題，而后者往往比用軟件效果更直觀，甚至做的事情還能更多。”呂渤海說(shuō)。
　　而在何瑜的工作中，一般會(huì)通過(guò)新項(xiàng)目的上線淘汰老設(shè)備來(lái)解決問(wèn)題，不是每個(gè)設(shè)備都算在一個(gè)項(xiàng)目的成本上，他們更注重的是項(xiàng)目所要實(shí)現(xiàn)的目的是什么，因此對(duì)于成本的計(jì)算是粗算而不是細(xì)算，不會(huì)把設(shè)備成本都算在項(xiàng)目里，而是按照部門(mén)來(lái)計(jì)算，看看工作效率是否得到有效提高，這樣計(jì)算起來(lái)就比較簡(jiǎn)單。
　　呂渤海告訴我們，他比較贊同的是生命周期管理的理念。IT資產(chǎn)的價(jià)值在于它提供服務(wù)的價(jià)值，不是說(shuō)購(gòu)置這些資產(chǎn)花了多少錢(qián)，直接產(chǎn)生了什么經(jīng)濟(jì)效益。而是說(shuō)借助這些設(shè)備所能形成的一套方法或者流程，不能單就軟件或者硬件本身的價(jià)值來(lái)計(jì)算。而由此引申，對(duì)IT資產(chǎn)進(jìn)行管理的價(jià)值，也必然有一本深?yuàn)W的賬要算。
　　詢(xún)問(wèn)自己：
　　IT資產(chǎn)管理能為我的企業(yè)帶來(lái)哪些價(jià)值？
　　詢(xún)問(wèn)CEO：
　　你能給我多少時(shí)間來(lái)檢驗(yàn)IT資產(chǎn)管理的投資回報(bào)率？