企業(yè)或許在確保自身網(wǎng)絡安全及自身數(shù)據(jù)安全保護上下足了功夫，但在信息飛速傳播的時代，做好這些還遠遠不夠。業(yè)務往來的需要，企業(yè)需要將一些資料以電子文件的形式發(fā)送給客戶或者合作伙伴，外發(fā)的文件若處于不受控狀態(tài)，帶來利潤的合作伙伴或許就將演變成企業(yè)機密泄露甚至企業(yè)潰敗的惡敵！

企業(yè)在與客戶及合作伙伴的日常業(yè)務往來中，數(shù)據(jù)安全威脅通常表現(xiàn)在以下幾個方面：

·企業(yè)將內(nèi)部重要數(shù)據(jù)發(fā)給客戶后，客戶可能將這些核心資料傳遞給其他用戶或者競爭對手使用，這些用戶又會將資料傳遞給另外的人員使用。如此循環(huán)，企業(yè)商業(yè)機密信息將大范圍不受控制地任意擴散、傳播，甚至成為別有用心之人的牟利手段。

·文件在整個外發(fā)使用過程中，不同的人員會參與其中，如果不對外發(fā)文件的生命周期內(nèi)進行記錄，則很難保證外發(fā)文件的安全使用。

·企業(yè)的外發(fā)文件即使采取身份認證、使用范圍限制和使用權限的控制等手段來保護外發(fā)文檔的安全，但出差、外出辦公等造成筆記本丟失等情況的發(fā)生，也會出現(xiàn)文件容易被非法破解而導致數(shù)據(jù)的泄露。

·如果客戶和業(yè)務合作伙伴沒有使用加密等手段來保護敏感信息及實現(xiàn)安全數(shù)據(jù)共享，當他們的計算機被攻擊或者他們的員工以不合法規(guī)的方式發(fā)送敏感數(shù)據(jù)時，這自然也會成為你們公司的問題。

早期的一些外發(fā)文件控制系統(tǒng)，采用格式轉換的方式，配以專用的瀏覽閱讀工具，使用權限控制強度不夠，外發(fā)文件制作效率低下，用戶使用起來很不方便。這類系統(tǒng)能夠控制的文件類型也非常有限，導致這些產(chǎn)品不能很好地滿足用戶的需求。

虹安DLP文件外發(fā)控制管理系統(tǒng)，結合企業(yè)在協(xié)同業(yè)務往來過程中對外發(fā)文件的控制和管理要求，制定了針對性強的外發(fā)控制管理策略。通過成熟的加密機制及控制外發(fā)文件的使用權限和期限，防止文件再次擴散，有效防止機密信息泄露。

首先，通過數(shù)據(jù)加密和壓縮機制對需要外發(fā)的文件進行機密性防護處理，防止各種方式的信息泄露以及意外丟失所帶來的安全風險。

其次，通過外發(fā)文件的身份認證以及使用范圍的限制，經(jīng)過授權使用的用戶、環(huán)境才能打開外發(fā)文件，有效保護外發(fā)文件的傳播次數(shù)和范圍。另外，配置統(tǒng)一的外發(fā)文件授權，特定人員具備制作外發(fā)文件的權限，杜絕非法用戶利用制作權限進行惡意操作并將內(nèi)容泄露。

再次，通過細粒度的外發(fā)文件使用權限控制，可以有效限制外發(fā)文件使用者的操作權限，防止授權用戶通過打印、復制、打開次數(shù)以及打開時長等途徑將數(shù)據(jù)泄露。

最后，虹安DLP文件外發(fā)控制管理系統(tǒng)提供統(tǒng)一的授權管理機制、密文直接制作、外發(fā)文件還原、外發(fā)文件制作模板等功能，方便用戶進行文件外發(fā)制作，滿足用戶多樣化的需要變化。

企業(yè)對于商業(yè)秘密的保護，不能僅滿足于與合作伙伴簽訂保密協(xié)議就萬事大吉，還必須實施專業(yè)的技術對策，保證保密措施落到實處，密切跟蹤市場動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)并制止侵權行為，保證公司的商業(yè)秘密不被竊取或泄露，維護公司的核心競爭力。另外，作為市場經(jīng)營主體，保護知識產(chǎn)權，可以通過法律手段追究侵權人的責任，挽回經(jīng)濟損失。但最根本的還是要加強防范措施，將泄密防范于未然。